Nu u na uw nieuwjaarsvieringen weer gesetteld bent op kantoor, is het tijd om na te denken over de belastingaangifte die u de komende weken moet afhandelen.
Als u een marktplaats met meerdere verkopers runt met verkopers in de Verenigde Staten, heeft u mogelijk aanvullende belastingaangiftevereisten naast uw gebruikelijke inkomsten-, loon- en omzetbelastingen.
De verkoop van digitale producten namens een verkoper wordt voor federale belastingdoeleinden doorgaans beschouwd als royaltybetalingen. Die digitale producten kunnen van alles zijn, van foto's, video's, muziek, PDF-documenten of e-books, WordPress-plugins of -thema's, lettertypen, mobiele apps, desktopsoftware, en meer.
Royaltybetalingen van meer dan $10 die gedurende het jaar aan een verkoper worden betaald, moeten worden gerapporteerd op IRS-formulier 1099-MISC.
Opmerking: Een veelvoorkomende misvatting is dat alleen betalingen van in totaal $600 of meer aan een individu worden gerapporteerd op 1099-MISC. Hoewel dit waar is voor veel soorten betalingen, is de drempel voor royaltybetalingen slechts $10.
Wat betekent dit voor winkel eigenaren?
Als u een marktplaats met meerdere verkopers bezit waar u digitale producten verkoopt namens uw in de VS gevestigde verkopers, moet u mogelijk betalingen aan uw verkopers rapporteren op IRS-formulier 1099-MISC.
Om een 1099-MISC in te vullen, heeft u vooraf wat informatie nodig:
- IRS-formulier W-9. De W-9 is een formulier dat uw verkopers gebruiken om u de informatie te verstrekken die nodig is om hun 1099-MISC-formulieren in te vullen. Informatie die op dit formulier wordt verstrekt, omvat hun naam, het type entiteit dat ze zijn (d.w.z. individu, LLC, bedrijf, enz.), straatadres en belastingbetalersidentificatienummer. Pro tip: Het is een goede gewoonte om deze informatie op te vragen wanneer u nieuwe verkopers aanneemt, zodat u er niet mee hoeft te worstelen tijdens belastingtijd!
- Verifieer W-9-informatie. Voordat u een 1099-MISC indient, moet u ervoor zorgen dat de informatie die u is verstrekt accuraat is, omdat er boetes zijn voor het indienen met een onjuiste naam of belastingbetalersidentificatienummer. Uw accountant zou u hierbij moeten kunnen helpen. U kunt het ook rechtstreeks via de IRS verifiëren, of via een aantal externe services.
- De belastinginformatie van uw bedrijf. Dit zou vrij eenvoudig moeten zijn. U heeft de naam, het adres, het telefoonnummer en het federale belastingidentificatienummer van uw bedrijf nodig.
- Totaal betaalde bedragen. U moet alle betalingen aan uw in de VS gevestigde verkopers gedurende het jaar optellen. Dit kan een vervelend proces zijn voor veel winkel eigenaren, vooral als u veel verkopers heeft. Gelukkig is er een plugin genaamd WP1099 die verbinding maakt met uw winkel en u voorziet van een export van alle betalingsinformatie die u voor het jaar nodig heeft.
Deadlines voor indiening
Als u alleen royaltybetalingen aan een leverancier rapporteert, is de deadline 28 februari 2018 bij papieren indiening. Of 2 april 2018 bij elektronische indiening. Bepaalde andere soorten betalingen vereisen mogelijk dat 1099-MISC wordt ingediend vóór 31 januari 2018.
Bovendien moeten uw leveranciers hun 1099-MISC-kopieën ontvangen vóór 31 januari 2018. Dit is om hen voldoende tijd te geven om hun eigen inkomstenbelastingaangiften in te dienen, die in april vervallen.
Niet indienen vóór de deadline kan resulteren in aanzienlijke financiële boetes van de IRS.
Papieren indiening versus elektronische indiening
Papieren indiening
U moet minder dan 250 formulieren indienen om in aanmerking te komen voor papieren indiening, dus voor hogere volumes is papieren indiening geen optie. Om papieren in te dienen, moet u speciale kopieën van het 1099-MISC-formulier aanvragen bij de IRS. Wanneer u papieren indient, vereist de IRS een speciale papieren versie die u alleen via hen kunt verkrijgen. Dit is zodat hun scansysteem het formulier correct kan lezen. Het gebruikt ook dun carbonpapier, dus uw typische laser- of inkjetprinter zal het papier scheuren tijdens het afdrukken. Het indienen van een papieren versie vereist een ouderwetse typemachine of een speciale printer.
De IRS vereist ook een aanvullend IRS-samenvattingsformulier 1096 voor iedereen die papieren indient.
Elektronische indiening
Elektronische indiening (e-indiening) heeft veel voordelen ten opzichte van papieren indiening.
Om te beginnen is het IRS-samenvattingsformulier 1096 niet vereist voor e-indiening, aangezien de samenvatting voor u wordt gedaan wanneer u uw e-bestand uploadt. Eén formulier minder om u zorgen over te maken!
U kunt één bulkbestand uploaden dat alle 1099-MISC-informatie bevat, in tegenstelling tot het individueel voorbereiden van elk formulier, wat verwerkingstijd bespaart. U ontvangt ook een bevestiging wanneer het formulier is ontvangen en verwerkt.
Bovendien neemt de meerderheid van de staten deel aan het zogenaamde Combined Federal/State Filing Program. Dit betekent dat wanneer u uw 1099-MISC e-bestand uploadt naar de IRS, deze automatisch wordt ingediend bij de belastingdienst van uw staat. Controleer of uw staat deelneemt aan dit programma. Zo niet, dan moet u mogelijk nog steeds afzonderlijk bij hen indienen.
1099-MISC verzenden naar leveranciers
U kunt ervoor kiezen om een elektronische PDF-versie van de 1099-MISC naar uw leveranciers te sturen, of een papieren kopie naar hen te mailen. Veel bedrijven sturen liever een papieren kopie naar leveranciers om te voorkomen dat de elektronische versie in een spamfilter terechtkomt.
Als u ervoor kiest om een elektronische versie te verzenden, moeten uw leveranciers toestemming kunnen geven om de elektronische versie te ontvangen. Als ze ervoor kiezen de elektronische versie niet te ontvangen, moeten ze nog steeds een papieren kopie kunnen ontvangen.
Aanvullende overwegingen
Zoals met elk belastingadvies dat u online leest, kon ik onmogelijk alle belasting situaties behandelen. Daarom wilt u wellicht een lokale accountant raadplegen om te zien of er nog iets anders is waarmee u rekening moet houden.
Indieningsdeadlines en vereiste formulieren kunnen per staat verschillen. Uw accountant kan u helpen bepalen wat en wanneer u moet indienen.
Uw accountant kan u ook helpen bij het indienen van de 1099-MISC formulieren en verifiëren dat alle informatie die u van uw leveranciers heeft ontvangen correct is.
Volgende stappen?
Belastingtijd is aangebroken. Hier is een lijst met dingen die u kunt doen om ervoor te zorgen dat u voorbereid bent.
- Zorg ervoor dat u een ingevuld W-9 formulier ontvangt van alle leveranciers in de VS. Als u een Amerikaans bedrijf bent met buitenlandse leveranciers, moeten zij in plaats daarvan een W-8BEN invullen. De IRS kan deze informatie controleren, dus zorg ervoor dat u deze bewaart.
- Identificeer welke leveranciers $10 of meer hebben ontvangen gedurende het jaar. WP1099 is een WordPress-plugin die deze berekening voor u kan uitvoeren met een paar klikken door alle leveranciers en het totale betaalde bedrag gedurende het jaar te exporteren in een e-file-vriendelijk formaat.
- Dien uw 1099-MISC in bij de IRS, uw staatsbelastingdienst (indien vereist) en uw leveranciers. Voor een kleine vergoeding kan een lokale accountant de 1099-MISC formulieren voor u indienen. Een goede accountant zal alles dubbel controleren, wat u gemoedsrust geeft. U kunt ook gebruik maken van een aantal externe e-file providers, of direct bij de IRS indienen.
Belastingtijd hoeft niet stressvol te zijn. Als u zich onvoorbereid voelt, gebruik dan deze tips om uzelf weer op de rails te krijgen. U zult uzelf volgend jaar rond deze tijd bedanken!
