Maintenant que vous êtes de retour au bureau après les fêtes du Nouvel An, il est temps de commencer à penser aux déclarations fiscales dont vous devrez vous occuper dans les semaines à venir.
Si vous gérez une marketplace multi-vendeurs avec des vendeurs aux États-Unis, vous pourriez avoir des obligations de déclaration fiscale supplémentaires en plus de vos impôts habituels sur le revenu, la paie et les ventes.
La vente de produits numériques pour le compte d'un vendeur, à des fins fiscales fédérales, est généralement considérée comme des paiements de redevances. Ces produits numériques peuvent être des photographies, des vidéos, de la musique, des documents PDF ou des e-books, des plugins ou thèmes WordPress, des polices, des applications mobiles, des logiciels de bureau, et plus encore.
Les paiements de redevances supérieurs à 10 $ versés à un vendeur au cours de l'année doivent être déclarés sur le formulaire 1099-MISC de l'IRS.
Remarque : Une idée fausse courante est que seuls les paiements totalisant 600 $ ou plus à un particulier sont déclarés sur le formulaire 1099-MISC. Bien que cela soit vrai pour de nombreux types de paiements, le seuil pour les paiements de redevances n'est que de 10 $.
Qu'est-ce que cela signifie pour les propriétaires de boutiques ?
Si vous possédez une marketplace multi-vendeurs où vous vendez des produits numériques pour le compte de vos vendeurs basés aux États-Unis, vous devrez peut-être déclarer les paiements à vos vendeurs sur le formulaire 1099-MISC de l'IRS.
Pour remplir un formulaire 1099-MISC, vous aurez besoin de certaines informations au préalable :
- Formulaire W-9 de l'IRS. Le W-9 est un formulaire que vos vendeurs utilisent pour vous fournir les informations nécessaires à la complétion de leurs formulaires 1099-MISC. Les informations fournies sur ce formulaire comprennent leur nom, le type d'entité qu'ils sont (par exemple, particulier, LLC, société, etc.), leur adresse postale et leur numéro d'identification fiscale. Astuce de pro : Il est bon de demander ces informations lors de l'intégration de nouveaux vendeurs afin de ne pas avoir à vous précipiter au moment de la déclaration fiscale !
- Vérifiez les informations du W-9. Avant de déposer un formulaire 1099-MISC, assurez-vous de vérifier l'exactitude des informations qui vous ont été fournies, car il existe des pénalités pour le dépôt avec un nom ou un numéro d'identification fiscale incorrect. Votre comptable devrait pouvoir vous aider. Vous pouvez également le vérifier directement auprès de l'IRS, ou via un certain nombre de services tiers.
- Les informations fiscales de votre entreprise. Cela devrait être assez simple. Vous aurez besoin du nom de votre entreprise, de votre adresse, de votre numéro de téléphone et de votre numéro d'identification fiscale fédéral.
- Montants totaux payés. Vous devez totaliser tous les paiements à vos vendeurs basés aux États-Unis au cours de l'année. Cela peut être un processus fastidieux pour de nombreux propriétaires de boutiques, surtout si vous avez beaucoup de vendeurs. Heureusement, il existe un plugin appelé WP1099 qui se connectera à votre boutique et vous fournira une exportation de toutes les informations de paiement dont vous aurez besoin pour l'année.
Délais de dépôt
Si vous ne déclarez que les paiements de redevances à un fournisseur, la date limite est le 28 février 2018 en cas de déclaration papier. Ou le 2 avril 2018 en cas de déclaration électronique. Certains autres types de paiements peuvent nécessiter que le formulaire 1099-MISC soit déposé avant le 31 janvier 2018.
De plus, vos fournisseurs devraient recevoir leurs copies du formulaire 1099-MISC avant le 31 janvier 2018. Ceci afin de leur laisser suffisamment de temps pour déposer leurs propres déclarations de revenus, qui sont dues en avril.
Ne pas respecter la date limite peut entraîner des pénalités financières assez importantes de la part de l'IRS.
Déclaration papier contre déclaration électronique
Déclaration papier
Vous devez déposer moins de 250 formulaires pour être éligible à la déclaration papier, donc pour des volumes plus importants, la déclaration papier n'est pas une option. Pour déclarer sur papier, vous devez demander des copies spéciales du formulaire 1099-MISC à l'IRS. Lorsque vous déclarez sur papier, l'IRS exige une version papier spéciale que vous ne pouvez obtenir qu'auprès d'eux. Ceci afin que leur système de numérisation puisse lire correctement le formulaire. Il utilise également du papier carbone fin, de sorte que votre imprimante laser ou à jet d'encre typique déchire le papier lors de l'impression. Le dépôt d'une version papier nécessite une machine à écrire à l'ancienne ou une imprimante spéciale.
L'IRS exige également un formulaire récapitulatif IRS 1096 supplémentaire à déposer pour toute personne déclarant sur papier.
Déclaration électronique
La déclaration électronique (e-filing) présente de nombreux avantages par rapport à la déclaration papier.
Pour commencer, le formulaire récapitulatif IRS 1096 n'est pas requis pour la déclaration électronique, car le résumé est effectué pour vous lorsque vous téléchargez votre fichier électronique. Un formulaire de moins à gérer !
Vous pouvez télécharger un fichier groupé contenant toutes les informations du formulaire 1099-MISC au lieu de préparer chaque formulaire individuellement, ce qui vous fera gagner du temps de traitement. Vous recevez également une confirmation lorsque le formulaire a été reçu et traité.
De plus, la majorité des États participent à ce que l'on appelle le programme de déclaration fédérale/étatique combinée. Cela signifie que lorsque vous téléchargez votre fichier électronique 1099-MISC à l'IRS, il sera automatiquement déposé auprès de l'agence fiscale de votre État. Vérifiez que votre État participe à ce programme. Sinon, vous devrez peut-être encore le déposer séparément auprès d'eux.
Envoi du 1099-MISC aux fournisseurs
Vous pouvez choisir d'envoyer une version PDF électronique du formulaire 1099-MISC à vos fournisseurs, ou de leur envoyer une copie papier par courrier. De nombreuses entreprises préfèrent envoyer une copie papier aux fournisseurs pour éviter que la version électronique ne soit interceptée par un filtre anti-spam.
Si vous choisissez d'envoyer une version électronique, vos fournisseurs devraient pouvoir donner leur consentement pour recevoir la version électronique. S'ils choisissent de ne pas recevoir la version électronique, ils doivent toujours pouvoir recevoir une copie papier.
Considérations supplémentaires
Comme pour tout conseil fiscal que vous lisez en ligne, je ne pourrais pas couvrir toutes les situations fiscales. Par conséquent, vous voudrez vérifier auprès d'un comptable local pour voir s'il y a autre chose que vous devez considérer.
Les dates limites de déclaration et les formulaires requis peuvent varier d'un État à l'autre. Votre comptable pourra vous aider à déterminer ce que vous devez déclarer et quand.
Votre comptable pourra également vous aider à remplir les formulaires 1099-MISC et à vérifier que toutes les informations fournies par vos fournisseurs sont correctes.
Prochaines étapes ?
La période des impôts est arrivée. Voici une liste de choses à faire pour vous assurer que vous êtes prêt.
- Assurez-vous d'obtenir un formulaire W-9 complété de la part de tous les fournisseurs basés aux États-Unis. Si vous êtes une entreprise américaine avec des fournisseurs étrangers, ils devront remplir un W-8BEN à la place. L'IRS peut auditer ces informations, alors assurez-vous de les conserver.
- Identifiez les fournisseurs à qui vous avez versé 10 $ ou plus au cours de l'année. WP1099 est un plugin WordPress qui peut effectuer ce calcul pour vous en quelques clics en exportant tous les fournisseurs et le montant total payé au cours de l'année dans un format compatible avec le fichier électronique.
- Déclarez votre 1099-MISC auprès de l'IRS, de votre agence fiscale d'État (si nécessaire) et de vos fournisseurs. Moyennant des frais minimes, un comptable local peut remplir les formulaires 1099-MISC pour vous. Un bon comptable vérifiera tout pour vous, ce qui vous apportera la tranquillité d'esprit. Vous pouvez également utiliser un certain nombre de fournisseurs de services de dépôt électronique tiers, ou déposer directement auprès de l'IRS.
La période des impôts ne doit pas être stressante. Si vous vous sentez mal préparé, utilisez ces conseils pour vous remettre sur la bonne voie. Vous vous remercierez à la même période l'année prochaine !
