Ora che ti sei riambientato in ufficio dopo le celebrazioni delle feste di Capodanno, è il momento di iniziare a considerare la rendicontazione fiscale di cui dovrai occuparti nelle prossime settimane.
Se gestisci un marketplace multi-venditore con fornitori negli Stati Uniti, potresti avere requisiti aggiuntivi di rendicontazione fiscale oltre alle tue solite imposte sul reddito, sui salari e sulle vendite.
La vendita di prodotti digitali per conto di un fornitore, ai fini fiscali federali, è tipicamente considerata come royalties. Tali prodotti digitali possono essere qualsiasi cosa, da fotografie, video, musica, documenti PDF o e-book, plugin o temi WordPress, font, app mobili, software desktop e altro ancora.
Le royalties superiori a 10 $ pagate a un fornitore durante l'anno devono essere segnalate sul modulo 1099-MISC dell'IRS.
Nota: un'errata convinzione comune è che solo i pagamenti totali di 600 $ o più a un individuo vengano segnalati sul 1099-MISC. Sebbene ciò sia vero per molti tipi di pagamenti, la soglia per le royalties è solo di 10 $.
Cosa significa questo per i proprietari di negozi?
Se possiedi un marketplace multi-venditore in cui vendi prodotti digitali per conto dei tuoi fornitori con sede negli Stati Uniti, potresti dover segnalare i pagamenti ai tuoi fornitori sul modulo 1099-MISC dell'IRS.
Per compilare un 1099-MISC, avrai bisogno in anticipo di alcune informazioni:
- Modulo W-9 dell'IRS. Il W-9 è un modulo che i tuoi fornitori utilizzano per fornirti le informazioni necessarie per completare i loro moduli 1099-MISC. Le informazioni fornite su questo modulo includono il loro nome, il tipo di entità che sono (ad es. individuo, LLC, società, ecc.), l'indirizzo stradale e il numero di identificazione fiscale. Suggerimento pro: è buona norma richiedere queste informazioni quando si acquisiscono nuovi fornitori in modo da non doverle cercare all'ultimo minuto per le tasse!
- Verifica le informazioni del W-9. Prima di presentare un 1099-MISC, assicurati di verificare che le informazioni fornite siano accurate, poiché ci sono sanzioni per la presentazione con un nome o un numero di identificazione fiscale errato. Il tuo commercialista dovrebbe essere in grado di assisterti in questo. Puoi anche verificarle direttamente tramite l'IRS o tramite una serie di servizi di terze parti.
- Le informazioni fiscali della tua attività. Questo dovrebbe essere abbastanza semplice. Avrai bisogno del nome della tua attività, dell'indirizzo, del numero di telefono e del numero di identificazione fiscale federale.
- Importi totali pagati. Devi sommare tutti i pagamenti ai tuoi fornitori con sede negli Stati Uniti durante l'anno. Questo può essere un processo noioso per molti proprietari di negozi, specialmente se hai molti fornitori. Fortunatamente, esiste un plugin chiamato WP1099 che si collegherà al tuo negozio e ti fornirà un'esportazione di tutte le informazioni di pagamento di cui avrai bisogno per l'anno.
Scadenze di presentazione
Se stai segnalando solo i pagamenti delle royalties a un fornitore, la scadenza è il 28 febbraio 2018 in caso di archiviazione cartacea. Oppure il 2 aprile 2018 in caso di archiviazione elettronica. Altri tipi di pagamenti potrebbero richiedere la presentazione del 1099-MISC entro il 31 gennaio 2018.
Inoltre, i tuoi fornitori dovrebbero ricevere le loro copie del 1099-MISC entro il 31 gennaio 2018. Questo per fornire loro tempo sufficiente per presentare le proprie dichiarazioni dei redditi, che scadono ad aprile.
La mancata presentazione entro la scadenza può comportare sanzioni finanziarie piuttosto significative dall'IRS.
Archiviazione cartacea contro archiviazione elettronica
Archiviazione cartacea
Devi presentare meno di 250 moduli per essere idoneo all'archiviazione cartacea, quindi per volumi maggiori, l'archiviazione cartacea non è un'opzione. Per archiviare in formato cartaceo, devi richiedere copie speciali del modulo 1099-MISC all'IRS. Quando archivi in formato cartaceo, l'IRS richiede una versione cartacea speciale che puoi ottenere solo da loro. Questo è in modo che il loro sistema di scansione possa leggere correttamente il modulo. Utilizza anche carta a copia carbone sottile, quindi la tua tipica stampante laser o a getto d'inchiostro strapperà la carta durante la stampa. La presentazione di una versione cartacea richiede una macchina da scrivere vecchio stile o una stampante speciale.
L'IRS richiede anche un modulo riassuntivo IRS 1096 aggiuntivo da presentare per chiunque archivi in formato cartaceo.
Archiviazione elettronica
L'archiviazione elettronica (e-filing) presenta molti vantaggi rispetto all'archiviazione cartacea.
Per cominciare, il modulo riassuntivo IRS 1096 non è richiesto per l'e-filing, poiché il riepilogo viene eseguito per te quando carichi il tuo e-file. Un modulo in meno di cui preoccuparsi!
Puoi caricare un unico file bulk che contiene tutte le informazioni del 1099-MISC invece di preparare ogni modulo individualmente, il che farà risparmiare tempo di elaborazione. Ricevi anche una conferma quando il modulo è stato ricevuto ed elaborato.
Inoltre, la maggior parte degli stati partecipa a quello che viene chiamato il Combined Federal/State Filing Program. Ciò significa che quando carichi il tuo e-file 1099-MISC all'IRS, questo verrà automaticamente archiviato presso l'agenzia fiscale del tuo stato. Verifica che il tuo stato partecipi a questo programma. In caso contrario, potresti doverlo archiviare separatamente.
Invio del 1099-MISC ai fornitori
Puoi scegliere di inviare una versione PDF elettronica del 1099-MISC ai tuoi fornitori, o spedire loro una copia cartacea. Molte aziende preferiscono inviare una copia cartacea ai fornitori per evitare che la versione elettronica venga bloccata da un filtro antispam.
Se scegli di inviare una versione elettronica, i tuoi fornitori dovrebbero essere in grado di dare il loro consenso a ricevere la versione elettronica. Se scelgono di non ricevere la versione elettronica, devono comunque essere in grado di ricevere una copia cartacea.
Considerazioni aggiuntive
Come per qualsiasi consiglio fiscale letto online, non potrei coprire tutte le situazioni fiscali. Di conseguenza, dovrai consultare un commercialista locale per vedere se c'è qualcos'altro che devi considerare.
Le scadenze per la presentazione e i moduli richiesti possono variare da stato a stato. Il tuo commercialista sarà in grado di aiutarti a determinare cosa e quando devi presentare.
Il tuo commercialista sarà anche in grado di aiutarti a presentare i moduli 1099-MISC e a verificare che tutte le informazioni fornite dai tuoi fornitori siano corrette.
Prossimi passi?
È arrivato il momento delle tasse. Ecco un elenco di cose da fare per assicurarti di essere preparato.
- Assicurati di ottenere un modulo W-9 compilato da tutti i fornitori con sede negli Stati Uniti. Se sei un'azienda statunitense con fornitori esteri, questi dovranno invece compilare un W-8BEN. L'IRS potrebbe controllare queste informazioni, quindi assicurati di conservarle.
- Identifica quali fornitori sono stati pagati $10 o più durante l'anno. WP1099 è un plugin per WordPress che può eseguire questo calcolo per te in pochi clic esportando tutti i fornitori e l'importo totale pagato durante l'anno in un formato compatibile con l'e-file.
- Presenta il tuo 1099-MISC all'IRS, alla tua agenzia fiscale statale (se richiesto) e ai tuoi fornitori. Per una piccola commissione, un commercialista locale può presentare i moduli 1099-MISC per te. Un buon commercialista controllerà tutto per te, dandoti tranquillità. Puoi anche utilizzare una serie di fornitori di servizi di e-file di terze parti, o presentare direttamente all'IRS.
Il periodo delle tasse non deve essere stressante. Se ti senti impreparato, usa questi suggerimenti per rimetterti in carreggiata. Ti ringrazierai anche l'anno prossimo a quest'ora!
