Hier is iets wat veel kleinere e-commercebedrijven niet beseffen:
Als u Easy Digital Downloads gebruikt om digitale producten te verkopen aan consumenten in de Europese Unie (EU), moet u zich registreren bij de EU en de EU-btw innen…zelfs als uw bedrijf niet in de EU is gevestigd.
Vanaf 2015 heeft de EU haar belastingwetgeving gewijzigd, zodat alle bedrijven die digitale producten verkopen aan consumenten in de EU de btw voor het lokale land van de consument moeten innen.
Als u bijvoorbeeld een Easy Digital Downloads-winkel heeft gevestigd in de VS en u verkoopt aan een consument in Duitsland, moet u nog steeds Duitse btw in rekening brengen. Als u aan Nederland verkoopt, moet u Nederlandse btw in rekening brengen.
Met 28 lidstaten in de EU, elk met een ander btw-tarief, kan dit uiteraard een beetje ingewikkeld worden voor uw Easy Digital Downloads-winkel als u zich aan de wet wilt houden.
Om u te helpen, leggen we uit hoe de EU-btw werkt voor Easy Digital Downloads-winkels. Vervolgens laten we u zien hoe u eenvoudig de juiste btw voor elke EU-lidstaat kunt innen met behulp van de Easy Digital Downloads EU VAT-plugin. U kunt deze informatie ook opslaan om te voldoen aan de EU-btw-rapportagevereisten en btw-compatibele facturen aanbieden aan uw klanten in de EU.
Wanneer bent u verplicht EU-btw te innen?
U moet voldoen aan de EU-btw-wetgeving als uw Easy Digital Downloads-winkel aan de volgende drie criteria voldoet:
- Uw winkel verkoopt digitale producten.
- U accepteert verkopen uit landen in de EU.
- Uw gecombineerde jaarlijkse omzet uit alle EU-landen is meer dan € 10.000.
Eén criterium dat opvallend genoeg niet op die lijst staat, is de locatie van uw bedrijf. Sinds 2015 heeft de locatie van uw winkel geen invloed op de vraag of u EU-btw moet innen. In plaats daarvan hangt het af van de locatie van uw kopers.
Dus of uw winkel nu in de VS, Canada, Japan, Vietnam of elders is gevestigd, u moet EU-btw innen als u digitale producten verkoopt aan consumenten in de EU en u meer dan € 10.000 aan jaarlijkse verkopen uit EU-landen realiseert.
Wat is het EU-btw-tarief?
Het daadwerkelijke btw-tarief dat u int, is afhankelijk van het lokale land van elke consument. Dit is deels wat naleving zo ingewikkeld maakt – er is geen enkel EU-btw-tarief.
Als u aan een consument in Duitsland verkoopt, moet u 19% Duitse btw innen. Maar als u aan een consument in Nederland verkoopt, moet u 21% Nederlandse btw innen. Hetzelfde geldt voor alle 26 andere lidstaten.
U hoeft geen btw te innen voor B2B-verkopen
Als u hierboven hebt opgemerkt, zeggen we steeds "consument". Dat is belangrijk omdat u alleen btw hoeft te innen voor business-to-consumer-verkopen (B2C).
U hoeft geen btw te innen voor business-to-business-verkopen (B2B). Dit wordt een "reverse charge" genoemd.
Hoewel u echter geen geld hoeft te innen, moet u nog steeds het btw-nummer van elk bedrijf valideren en bewaren in uw administratie.
Hoe voldoet u aan de EU-btw-wetgeving
Als uw bedrijf btw uit de EU moet innen, zijn hier uw verplichtingen om aan de wet te voldoen:
- Registreer u voor een btw-nummer – u kunt zich registreren in een van de 28 lidstaten.
- Int EU-btw – voor B2C-verkopen moet u het lokale tarief in het land van de consument in rekening brengen. Voor B2B-verkopen kunt u een 0%-tarief "innen", maar u moet het btw-nummer van een zakelijke klant valideren.
- Bied geldige btw-bonnen aan klanten – deze bonnen bevatten onder meer de naam en het btw-nummer van uw bedrijf, evenals het btw-tarief en het totale in rekening gebrachte btw.
- Bewaar bewijs van klantlocaties gedurende 10 jaar – u moet 2 bewijsstukken van de locaties van uw klanten bewaren (of 1 bewijsstuk als uw totale EU-verkopen minder dan € 100.000/jaar bedragen). Meestal zijn de eenvoudigste bewijsstukken die u kunt bewaren de factuur- en IP-adressen van klanten.
- Dien driemaandelijkse belastingaangiften in – u moet aangeven hoeveel btw u hebt geïnd en het juiste bedrag betalen.
Uiteraard is dit niet iets wat u handmatig wilt doen, zeker niet als u een klein bedrijf runt.
Dus voor de rest van dit bericht zullen we ons richten op hoe we het innen van EU-btw op Easy Digital Downloads zo eenvoudig en pijnloos mogelijk kunnen maken.
Hoe u nauwkeurig EU-btw in rekening brengt op Easy Digital Downloads
Hoewel Easy Digital Downloads ingebouwde tools bevat om u te helpen verschillende belastingtarieven in rekening te brengen op basis van de locatie van een klant, bevat het geen ingebouwde tools om u te helpen btw-nummers te innen en nauwkeurig bewijs van de fysieke locaties van shoppers gedurende 10 jaar op te slaan, wat belangrijke onderdelen zijn van de naleving van de EU-btw-wetgeving.
Om volledige naleving van de EU-btw toe te voegen aan Easy Digital Downloads, kunt u de Easy Digital Downloads EU VAT-plugin gebruiken. De plugin helpt u:
- Automatisch het juiste btw-tarief in rekening brengen op basis van de locatie van een gebruiker.
- Het btw-nummer voor B2B-klanten valideren tegen het officiële VIES btw-register en hen een 0%-btw in rekening brengen als ze een geldig btw-nummer hebben.
- Klantlocatiebewijs verzamelen en opslaan om te voldoen aan de vereiste om locatiebewijs gedurende 10 jaar op te slaan.
- Geldige btw-bonnen aan klanten verstrekken in een paar verschillende formaten.
- Exporteer uw btw-rapportagegegevens om eenvoudig uw driemaandelijkse btw-aangiften in te dienen.
Op de afrekenpagina voegt de plugin automatisch de relevante belasting toe op basis van het land van een consument:
Als een koper een geldig btw-nummer invoert voor B2B-verkopen, brengt de plugin automatisch 0% btw in rekening:
Wanneer een shopper zijn aankoop voltooit, voegt de plugin nieuwe informatie toe aan de bevestigingspagina om deze om te zetten in een geldig belastingbewijs:
De plugin integreert ook met de officiële PDF Invoices-extensie voor EDD om dit ontvangstbewijs in PDF-vorm aan te bieden, en shoppers zien ook btw-details in hun orderbevestigings-e-mails:
U kunt ook wijzigen hoe deze informatie wordt weergegeven met behulp van merge tags.
Tot slot voegt de plugin een nieuwe meta-box BTW-gegevens toe aan elke betaling in uw winkel, die bewijs van fysieke locatie voor kopers en andere BTW-gegevens bevat, zoals of BTW is berekend en of de klant een geldig BTW-nummer had.
Nogmaals, u moet deze informatie ten minste 10 jaar bewaren om te voldoen aan de EU BTW-wetgeving. Zolang u Easy Digital Downloads blijft gebruiken, zal het deze informatie onbeperkt opslaan.
Hoe u EU BTW-compliance toevoegt aan Easy Digital Downloads
Hieronder leert u hoe u zich registreert voor uw BTW-nummer en de plugin gebruikt om EU BTW-compliance toe te voegen aan Easy Digital Downloads...
1. Registreer u voor uw EU BTW-nummer
Voordat u kunt beginnen met het innen van EU BTW in uw winkel, moet u zich registreren voor uw EU BTW-nummer.
U kunt zich registreren in elk land waar u verkoopt (ingewikkeld!). Of u kunt zich registreren voor een Mini-One-Stop-Shop (MOSS) in één land (veel eenvoudiger!). Voor een Easy Digital Downloads-winkel is het bijna altijd beter om de MOSS-aanpak te gebruiken.
Als uw bedrijf zich in de EU bevindt, moet u zich registreren voor MOSS bij uw lokale belastingdienst (dit wordt het Unieschema genoemd).
Als uw bedrijf zich buiten de EU bevindt, kunt u zich registreren voor MOSS bij de belastingdienst van een EU-lidstaat (dit wordt het Niet-Unieschema genoemd).
Hoewel u een van de 28 EU-lidstaten kunt kiezen, raden we aan u te registreren bij de Republiek Ierland, omdat deze een goed online systeem heeft en moedertaalsprekers Engels gebruikt.
Registreer u voor een Iers MOSS BTW-nummer.
Natuurlijk, als Engels niet uw moedertaal is, kunt u een ander land verkiezen. Als u bijvoorbeeld Spaans spreekt, kunt u ervoor kiezen om u te registreren via het Spaanse MOSS-systeem.
2. Installeer en configureer de Easy Digital Downloads EU BTW-plugin
Zodra u uw BTW-nummer heeft, bent u klaar om Easy Digital Downloads te configureren om te beginnen met...
- Het correcte BTW-tarief in rekening brengen bij consumenten.
- Het valideren van BTW-nummers voor B2B-verkopen en het correct in rekening brengen van een 0%-tarief.
- Het aanbieden van EU-conforme BTW-facturen.
- Het opslaan van belangrijke fysieke locatie- en belastinginformatie om u te helpen bij het indienen van uw kwartaalaangiften.
Om te beginnen, installeert en activeert u de Easy Digital Downloads EU BTW-plugin. Zodra u de plugin activeert, doet deze automatisch het volgende:
- Berekent de juiste BTW voor elk land in de EU.
- Voegt een BTW-nummerveld toe aan het afrekenformulier waar B2B-klanten hun BTW-nummers kunnen invoeren. De plugin valideert dit nummer tegen de officiële VIES centrale database van EU BTW-nummers.
- Voegt EU BTW-informatie toe aan de bevestigings- en betalingsdetailpagina's om een EU-conforme belastingfactuur aan te bieden.
- Voegt nieuwe backend-details toe om u te helpen BTW-informatie te volgen en te exporteren.
In wezen beginnen de meeste kernfuncties gewoon te werken zodra u de plugin activeert, zonder dat er handmatige invoer nodig is.
Er zijn echter een paar dingen die u wilt configureren...
Om EU-conforme facturen aan te bieden, moet u uw eigen btw-nummer en bedrijfsgegevens toevoegen.
Om deze informatie toe te voegen, gaat u naar Downloads → Instellingen → Extensies en voert u uw Bedrijfsgegevens in, inclusief uw eigen btw-nummer dat u in de vorige stap hebt verkregen:
Als uw bedrijf zich in de EU bevindt, kunt u ook BTW-verlegging in het thuisland aanvinken, indien van toepassing.
Om btw-gegevens toe te voegen aan uw aankoopbewijs-e-mails, kunt u naar Downloads → Instellingen → E-mails → Aankoopbewijzen gaan.
Daar ziet u nieuwe samenvoegtags die u kunt gebruiken in uw e-mailsjablonen, samen met alle standaard Easy Digital Downloads samenvoegtags:
Merk op dat de {vat} samenvoegtag automatisch terugvalt op {tax} voor niet-EU-aankopen, dus u kunt deze in wezen gebruiken om de {tag} samenvoegtag in uw e-mailsjablonen te vervangen.
3. Dien de btw-aangifte per kwartaal in
Om compliant te blijven, moet u uw MOSS btw-aangifte elk kwartaal indienen. Zolang u het MOSS-systeem hebt gebruikt, kunt u één aangifte voor de hele EU indienen, in plaats van bij elke lidstaat afzonderlijk aangifte te doen.
U dient uw aangifte in via het MOSS-systeem waar u uw bedrijf hebt geregistreerd in Stap #1. Bijvoorbeeld via het Ierse MOSS-systeem.
Om de informatie te genereren die u nodig hebt voor uw aangifte, hebt u een paar verschillende opties (hier gedetailleerd).
De eenvoudigste oplossing is om het ingebouwde EU BTW-rapport van de plugin te gebruiken, dat u kunt openen door naar Downloads → Rapporten → Exporteren te gaan:
Dit rapport komt perfect overeen met de informatie die u moet indienen in uw MOSS btw-aangifte.
Afhankelijk van hoe u de valuta en boekhoudpraktijken van uw winkel hebt ingesteld, geeft u mogelijk echter de voorkeur aan een andere methode.
En dat is alles. U bent officieel compliant...althans tot het volgende kwartaal aanbreekt!
Begin met het innen van EU-btw met Easy Digital Downloads
Omgaan met belastingen is nooit leuk, maar het is noodzakelijk als u zich aan de wet wilt houden.
Gezien de omvang van de EU, is het bijna gegarandeerd dat uw winkel klanten zal hebben in een van de EU-lidstaten. En als u digitale producten aan die mensen verkoopt, moet u EU-btw innen als uw EU-verkopen meer dan € 10.000 per jaar bedragen.
Hoewel de vereiste om btw en btw-informatie te innen voor 28 verschillende landen en al uw EU-klanten ingewikkeld klinkt, maakt de Easy Digital Downloads EU VAT-plugin het niet veel ingewikkelder dan het activeren van een plugin.
Heeft u nog aanvullende vragen over hoe u kunt beginnen met het innen van EU-btw op Easy Digital Downloads? Laat het ons weten in de reacties hieronder.
Illustratie door Jessica Johnston
