Hier is iets wat veel kleinere e-commercebedrijven niet beseffen:
Als u Easy Digital Downloads gebruikt om digitale producten te verkopen aan consumenten in de Europese Unie (EU), moet u zich registreren bij de EU en de EU-btw innen…zelfs als uw bedrijf niet in de EU is gevestigd.
Vanaf 2015 heeft de EU haar belastingwetgeving gewijzigd, zodat alle bedrijven die digitale producten verkopen aan consumenten in de EU de btw voor het lokale land van de consument moeten innen.
Als u bijvoorbeeld een Easy Digital Downloads-winkel heeft gevestigd in de VS en u verkoopt aan een consument in Duitsland, moet u nog steeds Duitse btw in rekening brengen. Als u aan Nederland verkoopt, moet u Nederlandse btw in rekening brengen.
Met 28 lidstaten in de EU, elk met een ander btw-tarief, kan dit uiteraard een beetje ingewikkeld worden voor uw Easy Digital Downloads-winkel als u zich aan de wet wilt houden.
Om u te helpen, leggen we uit hoe de EU-btw werkt voor Easy Digital Downloads-winkels. Vervolgens laten we u zien hoe u eenvoudig de juiste btw voor elke EU-lidstaat kunt innen met behulp van de Easy Digital Downloads EU VAT-plugin. U kunt deze informatie ook opslaan om te voldoen aan de EU-btw-rapportagevereisten en btw-compatibele facturen aanbieden aan uw klanten in de EU.
Wanneer bent u verplicht EU-btw te innen?
U moet voldoen aan de EU-btw-wetgeving als uw Easy Digital Downloads-winkel aan de volgende drie criteria voldoet:
- Uw winkel verkoopt digitale producten.
- U accepteert verkopen uit landen in de EU.
- Uw gecombineerde jaarlijkse omzet uit alle EU-landen is meer dan € 10.000.
Eén criterium dat opvallend genoeg niet op die lijst staat, is de locatie van uw bedrijf. Sinds 2015 heeft de locatie van uw winkel geen invloed op de vraag of u EU-btw moet innen. In plaats daarvan hangt het af van de locatie van uw kopers.
Dus of uw winkel nu in de VS, Canada, Japan, Vietnam of elders is gevestigd, u moet EU-btw innen als u digitale producten verkoopt aan consumenten in de EU en u meer dan € 10.000 aan jaarlijkse verkopen uit EU-landen realiseert.
Wat is het EU-btw-tarief?
Het daadwerkelijke btw-tarief dat u int, is afhankelijk van het lokale land van elke consument. Dit is deels wat naleving zo ingewikkeld maakt – er is geen enkel EU-btw-tarief.
Als u aan een consument in Duitsland verkoopt, moet u 19% Duitse btw innen. Maar als u aan een consument in Nederland verkoopt, moet u 21% Nederlandse btw innen. Hetzelfde geldt voor alle 26 andere lidstaten.
U hoeft geen btw te innen voor B2B-verkopen
Als u hierboven hebt opgemerkt, zeggen we steeds "consument". Dat is belangrijk omdat u alleen btw hoeft te innen voor business-to-consumer-verkopen (B2C).
U hoeft geen btw te innen voor business-to-business-verkopen (B2B). Dit wordt een "reverse charge" genoemd.
Hoewel u echter geen geld hoeft te innen, moet u nog steeds het btw-nummer van elk bedrijf valideren en bewaren in uw administratie.
Hoe voldoet u aan de EU-btw-wetgeving
Als uw bedrijf btw uit de EU moet innen, zijn hier uw verplichtingen om aan de wet te voldoen:
- Registreer u voor een btw-nummer – u kunt zich registreren in een van de 28 lidstaten.
- Int EU-btw – voor B2C-verkopen moet u het lokale tarief in het land van de consument in rekening brengen. Voor B2B-verkopen kunt u een 0%-tarief "innen", maar u moet het btw-nummer van een zakelijke klant valideren.
- Bied geldige btw-bonnen aan klanten – deze bonnen bevatten onder meer de naam en het btw-nummer van uw bedrijf, evenals het btw-tarief en het totale in rekening gebrachte btw.
- Bewaar bewijs van klantlocaties gedurende 10 jaar – u moet 2 bewijsstukken van de locaties van uw klanten bewaren (of 1 bewijsstuk als uw totale EU-verkopen minder dan € 100.000/jaar bedragen). Meestal zijn de eenvoudigste bewijsstukken die u kunt bewaren de factuur- en IP-adressen van klanten.
- Dien driemaandelijkse belastingaangiften in – u moet aangeven hoeveel btw u hebt geïnd en het juiste bedrag betalen.
Uiteraard is dit niet iets wat u handmatig wilt doen, zeker niet als u een klein bedrijf runt.
Dus voor de rest van dit bericht zullen we ons richten op hoe we het innen van EU-btw op Easy Digital Downloads zo eenvoudig en pijnloos mogelijk kunnen maken.
Hoe u nauwkeurig EU-btw in rekening brengt op Easy Digital Downloads
Hoewel Easy Digital Downloads ingebouwde tools bevat om u te helpen verschillende belastingtarieven in rekening te brengen op basis van de locatie van een klant, bevat het geen ingebouwde tools om u te helpen btw-nummers te innen en nauwkeurig bewijs van de fysieke locaties van shoppers gedurende 10 jaar op te slaan, wat belangrijke onderdelen zijn van de naleving van de EU-btw-wetgeving.
Om volledige naleving van de EU-btw toe te voegen aan Easy Digital Downloads, kunt u de Easy Digital Downloads EU VAT-plugin gebruiken. De plugin helpt u:
- Automatisch het juiste btw-tarief in rekening brengen op basis van de locatie van een gebruiker.
- Het btw-nummer voor B2B-klanten valideren tegen het officiële VIES btw-register en hen een 0%-btw in rekening brengen als ze een geldig btw-nummer hebben.
- Klantlocatiebewijs verzamelen en opslaan om te voldoen aan de vereiste om locatiebewijs gedurende 10 jaar op te slaan.
- Geldige btw-bonnen aan klanten verstrekken in een paar verschillende formaten.
- Exporteer uw btw-rapportagegegevens om eenvoudig uw driemaandelijkse btw-aangiften in te dienen.
Op de afrekenpagina voegt de plugin automatisch de relevante belasting toe op basis van het land van een consument:
Als een koper een geldig btw-nummer invoert voor B2B-verkopen, brengt de plugin automatisch 0% btw in rekening:
Wanneer een shopper zijn aankoop voltooit, voegt de plugin nieuwe informatie toe aan de bevestigingspagina om deze om te zetten in een geldig belastingbewijs:
De plugin integreert ook met de officiële PDF Invoices-extensie voor EDD om dit ontvangstbewijs in PDF-vorm aan te bieden, en shoppers zien ook btw-details in hun orderbevestigings-e-mails:
U kunt ook wijzigen hoe deze informatie wordt weergegeven met behulp van merge tags.
Finally, the plugin adds a new VAT Details meta box to each payment at your store that includes proof of physical location for purchasers and other VAT details, like whether VAT was charged and if the customer had a valid VAT number.
Again, you need to store this information for at least 10 years to comply with EU VAT law. As long as you continue to use Easy Digital Downloads, it will store this information indefinitely.
How to add EU VAT compliance to Easy Digital Downloads
Below, you’ll learn how to register for your VAT number and use the plugin to add EU VAT compliance to Easy Digital Downloads…
1. Register for your EU VAT number
Before you can start collecting EU VAT at your store, you need to register for your EU VAT number.
You can either register in every country where you make sales (complicated!). Or, you can register for a Mini-One-Stop-Shop (MOSS) in a single country (much simpler!). For an Easy Digital Downloads store, you’re almost always better off using the MOSS approach.
If your business is located in the EU, you should register for MOSS in your local tax authority (this is called the Union Scheme).
If your business is located outside the EU, you can register for MOSS with the tax authority in any EU member state (this is called the Non-Union Scheme).
While you can choose any of the EU’s 28 member states, we recommend registering with the Republic of Ireland because it has a good online system and uses native English.
Register for Irish MOSS VAT number.
Of course, if English isn’t your native language, you might prefer a different country. For example, if you speak Spanish, you could opt to register using the Spanish MOSS system.
2. Install and configure the Easy Digital Downloads EU VAT plugin
Once you have your VAT number, you’re ready to configure Easy Digital Downloads to start…
- Charging the correct VAT rate to consumers.
- Validating VAT numbers for B2B sales and correctly charging a 0-rate.
- Offering EU-compliant VAT receipts.
- Storing important physical location and tax information to help you file your quarterly returns.
To get started, install and activate the Easy Digital Downloads EU VAT plugin. As soon as you activate the plugin, it automatically:
- Charges the correct VAT for each country in the EU.
- Adds a VAT number field to the checkout form where B2B customers can enter their VAT numbers. The plugin will actually validate this number against the official VIES central database of EU VAT numbers.
- Adds EU VAT information to the confirmation and payment details pages to offer an EU-compliant tax invoice.
- Adds new backend details to help you track and export VAT information.
Basically, most of the core functions just start working as soon as you activate the plugin, without requiring any manual input.
There are a few things you’ll want to configure, though…
To offer EU-compliant receipts, you’ll need to add your own VAT number and business information.
To add this information, go to Downloads → Settings → Extensions and enter your Company Information, including your own VAT number that you obtained in the previous step:
If your business is located in the EU, you can also check the Reverse Charge VAT in Home Country if applicable.
To add VAT details to your purchase receipt emails, you can go to Downloads → Settings → Emails → Purchase Receipts.
There, you’ll see new merge tags that you can use in your email templates, along with all the default Easy Digital Downloads merge tags:
Note that the {vat} merge tag will automatically fall back to {tax} for non-EU purchases, so you can essentially use it to replace the {tag} merge tag in your email templates.
3. Submit quarterly VAT return
To stay compliant, you need to submit your MOSS VAT return every quarter. As long as you used the MOSS system, you can submit a single return for the entire EU, rather than filing with each member state.
You’ll submit your return through the MOSS system where you registered your business in Step #1. For example, through the Irish MOSS system.
To generate the information that you need for your return, you have a few different options (detailed here).
The easiest solution is to use the plugin’s built-in EU VAT Report, which you can access by going to Downloads → Reports → Export:
This report perfectly matches up with the information that you need to submit in your MOSS VAT return.
Depending on how you’ve set up your store’s currency and accounting practices, you might prefer a different method, though.
And that’s it. You’re officially compliant…at least until the next quarter rolls around!
Start collecting EU VAT with Easy Digital Downloads
Dealing with taxes is never fun, but it is necessary if you want to stay compliant with the law.
Given the size of the EU, it’s almost a guarantee that your store will have customers in one of the EU member states. And if you’re selling digital products to those people, you need to collect EU VAT if your EU sales exceed €10,000 per year.
While the requirement to collect VAT and VAT information for 28 different countries and all your EU customers sounds complicated, the Easy Digital Downloads EU VAT plugin makes it about as simple as just activating a plugin.
Do you have any additional questions about how to start collecting EU VAT on Easy Digital Downloads? Please let us know in the comments section below.
Illustratie door Jessica Johnston
