Aangepaste facturen maken in WordPress

Zijn uw facturen een beetje… teleurstellend? Generieke facturen kunnen gemakkelijk verloren gaan in de drukte. Maar u kunt aangepaste facturen maken in WordPress die een statement maken, uw merk versterken en zelfs klantloyaliteit stimuleren.

Ik werk al bijna 15 jaar in de digitale marketing en e-commerce en heb gezien hoeveel verschil professionele, gepolijste documenten en materialen - digitaal of gedrukt - maken.

Het gaat niet alleen om het vragen om betaling; het gaat erom uw bedrijf in het best mogelijke daglicht te stellen. Dit artikel begeleidt u bij het maken van aangepaste facturen in WordPress die zowel mooi als functioneel zijn.

🔎 In dit artikel leert u:

Waarom aangepaste facturen maken?

Laten we beginnen met de grote vraag: waarom zou u zich de moeite getroosten om uw facturen aan te passen? Verschillende dwingende redenen maken deze investering de moeite waard.

Professionele branding 🎨

Elke keer dat u een factuur verzendt, heeft u de mogelijkheid om contact te leggen met uw klant. Aangepaste facturen zijn niet alleen om er mooi uit te zien - ze zijn een krachtig brandinginstrument.

Wanneer uw facturen uw logo, merk kleuren en consistente styling bevatten, versterkt u uw merkidentiteit bij elke transactie. Dit niveau van professionaliteit kan u onderscheiden van concurrenten die generieke sjablonen gebruiken.

Aangepaste facturen zijn een geheim wapen voor online verkopers. Ze verheffen uw merk onmiddellijk, waardoor uw bedrijf er professioneel en betrouwbaar uitziet.

Een generieke factuur doet misschien het werk. Maar een aangepaste factuur toont aan dat u geeft om de details en voegt een vleugje personalisatie toe dat klanten waarderen.

Wettelijke naleving ⚖️

Verschillende landen en regio's hebben verschillende vereisten voor wat er op een factuur moet worden opgenomen. Aangepaste facturen stellen u in staat ervoor te zorgen dat u aan alle wettelijke verplichtingen voldoet en tegelijkertijd uw merkidentiteit behoudt. Dit omvat het toevoegen van specifieke belastinginformatie, bedrijfsregistratienummers en vereiste disclaimers.

Betere organisatie 📊

Aangepaste facturen kunnen zo worden ontworpen dat ze precies de informatie bevatten die u voor uw bedrijf nodig heeft. Dit kan omvatten:

• Projectcodes of referentienummers
• Afdelingsallocaties
• Aangepaste betalingsvoorwaarden
• Speciale instructies of beleid

Voordelen van meerdere formaten 📑

Aangepaste facturen kunnen in verschillende formaten worden gemaakt, elk met een ander doel. Maatwerk biedt de flexibiliteit om aan uw specifieke behoeften te voldoen en eenvoudig facturen te maken die via meerdere kanalen kunnen worden gebruikt.

Bijvoorbeeld, PDF-facturen zijn perfect voor snelle online levering. Ze bieden universele compatibiliteit en zijn gemakkelijk op te slaan, te archiveren en te delen als e-mailbijlagen.

Op dezelfde manier zijn afgedrukte facturen ideaal voor bedrijven en klanten die fysieke kopieën verkiezen. Hoewel afgedrukte facturen noodzakelijk zijn voor sommige traditionele bedrijven, geven anderen er simpelweg de voorkeur aan om ze te bewaren voor hun administratie.

Populaire manieren om aangepaste facturen te maken

Het maken van aangepaste facturen hoeft niet ingewikkeld te zijn. Er zijn verschillende methoden beschikbaar, elk gericht op verschillende vaardigheidsniveaus en budgetten. Laten we enkele van de meest voorkomende opties bekijken.

Gratis Factuursjablonen (Word, Excel, Google Docs)

Dit is vaak het startpunt voor veel kleine bedrijven. Tekstverwerkers en spreadsheetsoftware bieden vooraf gedefinieerde factuursjablonen die u kunt aanpassen. Het gebruik van kant-en-klare sjablonen is doorgaans gratis, snel en direct beschikbaar, waardoor het een goede optie is voor mensen met een beperkt budget. 

De aanpassingsmogelijkheden zijn echter vaak beperkt. Bovendien kan het maken van facturen op basis van sjablonen tijdrovend zijn, vooral als u veel producten of diensten heeft.

Speciale Facturatiesoftware

Speciale facturatiesoftware biedt een robuustere oplossing. Deze platforms bieden doorgaans functies zoals geautomatiseerde factuurgeneratie, betalingsbewaking en rapportagetools. 

Hoewel facturatiesoftware uw workflow kan stroomlijnen en geavanceerde functies biedt, zijn er vaak abonnementskosten aan verbonden. Populaire voorbeelden van facturatiesoftware zijn FreshBooks, Zoho Invoice en Wave. Afhankelijk van uw bedrijf heeft u mogelijk niet alles nodig wat in dit soort abonnementen wordt aangeboden.

Vanaf Nul met Ontwerpsoftware

Voor degenen die maximale ontwerpcontrole zoeken, lijkt het gebruik van ontwerpsoftware zoals Canva, InDesign of zelfs Photoshop misschien de beste aanpak. Deze methode geeft u volledige vrijheid om facturen te maken die perfect passen bij de esthetiek van uw merk. 

Het vereist echter enige ontwerpvaardigheden en kan de meest tijdrovende optie zijn.

WordPress Factuur Plugins

Als u WordPress gebruikt, bieden plugins een eenvoudige manier om facturen te maken en te beheren. Een factuurplugin is de gemakkelijkste manier om facturen te genereren en aan te passen. 

Deze plugins integreren naadloos met uw website, automatiseren factureringstaken en bieden vaak een verscheidenheid aan aanpassingsmogelijkheden.

Het belangrijkste is te beslissen welke plugin u wilt gebruiken. De beste optie hangt af van wat u verkoopt en welke eCommerce-oplossing u gebruikt.

Waar u op moet letten bij een facturoplossing

Ongeacht de gekozen methode, zijn er enkele essentiële functies waarmee u rekening moet houden bij het selecteren van een factureringsoplossing.

Aanpassingsmogelijkheden. De mogelijkheid om het uiterlijk van uw facturen aan te passen is van het grootste belang. Zoek naar opties om kleuren, lettertypen te wijzigen, uw logo toe te voegen en de lay-out te personaliseren om bij uw merk te passen.

Integraties met betaalpoorten. Naadloze integratie met populaire betaalpoorten zoals PayPal, Stripe of Square stelt u in staat om betalingen rechtstreeks via uw facturen te accepteren, waardoor het betalingsproces voor uw klanten wordt vereenvoudigd en de administratieve overhead wordt verminderd.

Rapportagemogelijkheden. Robuuste rapportagemogelijkheden kunnen waardevolle inzichten bieden in uw verkopen en inkomsten. Zoek naar oplossingen die gedetailleerde rapporten bieden over factuurbetalingen, openstaande facturen en algemene verkooptrends.

Aangepaste facturen maken in WordPress

Als u digitale producten verkoopt in WordPress, biedt Easy Digital Downloads Invoices de perfecte oplossing. Met Easy Digital Downloads kunt u eenvoudig een volwaardige eCommerce-winkel bouwen, compleet met een factuurgenerator om uw workflow te automatiseren.

U kunt afdrukbare PDF-facturen in WordPress maken met slechts een paar simpele klikken.

Hieronder laat ik u zien hoe u aangepaste facturen maakt in WordPress met Easy Digital Downloads.

Heeft u nog geen WordPress-site? Geen zorgen. Meld u aan voor WordPress-hosting met SiteGround EDD Managed Web Hosting en krijg alles wat u nodig heeft om in een mum van tijd een eCommerce-site te maken.

Stap 1. Installeer Easy Digital Downloads

Voordat u prachtige facturen kunt gaan maken, moet u Easy Digital Downloads en de Invoices add-on installeren.

Als u een Personal pass of hoger heeft, is toegang tot deze extensie inbegrepen in uw licentie. Nadat u uw plan heeft aangeschaft, kunt u het EDD Pro plugin zip-bestand downloaden vanuit uw accountdashboard.

Navigeer vervolgens vanuit uw WordPress-dashboard naar Plugins » Nieuwe plugin toevoegen. Selecteer Plugin uploaden » Bestand kiezen en selecteer het zip-bestand. Klik vervolgens op Nu installeren gevolgd door Activeren.

U kunt de Setup Wizard volgen om uw digitale downloadwinkel operationeel te krijgen. Raadpleeg gerust onze EDD Quickstart Guide voor hulp of gebruik de onderstaande video voor stapsgewijze begeleiding.

Om vervolgens EDD Invoices te installeren, gaat u naar Downloads » Extensies. Zoek naar Invoices en selecteer vervolgens Installeren.

De extensie wordt automatisch geactiveerd.

Stap 2. Configureer de factuurinstellingen

Configureer vervolgens de instellingen om aan uw bedrijfsbehoeften te voldoen. Ga naar Downloads » Instellingen » Betalingen » Facturen.

Hier kunt u het uiterlijk van uw factuursjabloon aanpassen zonder code.

Adres bewerken uitschakelen? Klik op dit selectievakje om te voorkomen dat de klant het factuuradres dat op de factuur verschijnt, kan toevoegen en/of bewerken wanneer ze op 'Factuur bekijken' klikken.

Factuurpagina. De pagina op uw site die wordt gebruikt om facturen weer te geven. EDD heeft al een factuurpagina voor u gemaakt! Als u facturen op een andere pagina wilt weergeven, plakt u de {edd_invoices} shortcode.

Stap 3. Pas uw factuursjabloon aan

Verderop op de pagina vindt u meer instellingen. Laten we beginnen met de factuurstijl.

Voer in het veld Logo URL een link in of selecteer Bestand bijvoegen om uw bedrijfslogo-bestand voor de header te uploaden.

Selecteer een Factuurstijl (sjabloon). De vervolgkeuzelijst heeft drie stijlen om uit te kiezen: Standaard, Minimaal en Lijnen.

Zorg er ook voor dat u een Accentkleur selecteert (dit geldt niet voor de Minimal-stijl).

EDD Invoices genereert en bevat automatisch alle informatie die een klant nodig heeft. Dit omvat regelitems (voor elk gekocht product), subtotaal, totaal en betalingsstatus.

Deze drie stijlen/sjablonen zijn veelzijdig genoeg voor de meeste situaties. Gebruik kleur of upload een grijs logo en selecteer het minimale sjabloon om een factuur met aangepaste afdruk te hebben die geen inktkleuren gebruikt.

Elke aankoop op uw site genereert een factuur met het uiterlijk dat u configureert.

Voor meer geavanceerde aanpassing kunt u uw eigen CSS toevoegen om de factuursjabloon te stylen. Hiermee kunt u het uiterlijk nauwkeurig afstemmen op uw merk.

Nadat u uw factuursjabloonstijl hebt geselecteerd, kunt u de inhoud aanpassen.

De regelitems met aankoopinformatie worden automatisch aan elke factuur toegevoegd. Dit is voor uw contactgegevens of andere niet-ordergerelateerde tekst.

Hier kunt u het volgende toevoegen:

• Bedrijfsnaam (meestal de officiële juridische entiteitsnaam).
• Bedrijfsadres en andere contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres, etc.). Voeg alles toe wat u op de factuur wilt weergeven en wat de klant helpt, elk op een aparte regel.
• Registratienummer, Belasting-/BTW-nummer (indien van toepassing).
• Aanvullende tekst.

Pro Tip: Gebruik het veld Aanvullende tekst om orderdetails toe te voegen die uw klanten mogelijk nodig hebben. Dit kunnen zijn: factuurnummer, werkordernummer, bestelordernummer of andere velden die zij intern gebruiken. Meer informatie over e-mailsjablonen

Zorg ervoor dat u op Wijzigingen opslaan klikt als u klaar bent.

Stap 4. Voeg factuurtag toe aan bevestigings-e-mails

Maak het voor klanten gemakkelijk om hun facturen te bekijken. Het is net zo eenvoudig als het toevoegen van een e-mailsjabloontag aan uw e-mailsjabloon voor aankoopbevestiging.

Ga naar Downloads » E-mails » Aankoopbewijzen.

Selecteer langs de werkbalk van de editor van het hoofdbericht Tag invoegen.

Dit opent de lijst met tagmarkeringen.

Zoek en klik op Factuur. Dit voegt de tag HTML-markering {edd-invoice} in.

Vergeet niet uw wijzigingen op te slaan.

🔎 Meer informatie over het gebruiken van slimme e-mailtags.

Stap 5. Bekijk en test uw aangepaste factuur

Als u klaar bent met het aanpassen van uw factuur, selecteert u Voorbeeld en/of Test verzenden om te zien hoe het er voor klanten uitziet.

Na aankoop zien uw klanten een orderbevestigingse-mail die er ongeveer als volgt uitziet.

De klant kan op Factuur bekijken klikken om hun factuur te zien.

Ze hoeven niet ingelogd te zijn op uw site. Er zijn knoppen met één klik om de factuur te Afdrukken of PDF downloaden om deze als PDF-bestand te downloaden.

Klanten kunnen deze privélink delen met een collega of accountant om eenvoudig de PDF-factuur te bekijken of deze voor hun administratie af te drukken.

Raadpleeg onze Factuurdocumentatie voor meer begeleiding.

Andere WordPress factuurplugins

Hoewel EDD Invoices een uitstekende optie is voor het maken van PDF-facturen, zijn hier een paar andere WordPress factuurplugins om te overwegen.

WPForms	Hoewel WPForms primair een form builder is, kan het worden gebruikt om automatisch een factuurformulier te maken dat integreert met betaalgateways. Het is een goede optie voor degenen die een eenvoudige factureringsoplossing nodig hebben zonder de geavanceerde functies van een speciale plugin.
WP Simple Pay	Deze plugin richt zich op het vereenvoudigen van online betalingen en biedt basisfactureringsfunctionaliteit. Het is een goede keuze voor degenen die voornamelijk diensten verkopen of een eenvoudige manier nodig hebben om eenmalige betalingen te accepteren. Als je geen online winkel hebt, maar toch een basale en directe manier nodig hebt om een factuur te genereren, is het een goede optie.
WooCommerce PDF-facturen & pakbonnen	Als je specifiek op zoek bent naar een factuurplugin voor WooCommerce, genereert deze plugin automatisch PDF-facturen en pakbonnen voor je bestellingen. Het is een must-have voor elke WooCommerce winkel die professionele factureringsmogelijkheden nodig heeft.

Veelgestelde vragen: Aangepaste facturen maken in WordPress

Hier zijn enkele veelgestelde vragen van winkeleigenaren over het maken van aangepaste facturen.

Maak aangepaste facturen in WordPress

Het maken van aangepaste facturen voor je WordPress winkel hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met de juiste tools en aanpak kun je professionele, merkgerichte facturen maken die je bedrijfsimago verbeteren en je betalingsproces stroomlijnen.

Klaar om je facturering naar een hoger niveau te tillen? Koop vandaag nog een Easy Digital Downloads pass en krijg toegang tot Invoices, samen met andere essentiële tools voor je digitale winkel.

Meer manieren leren om je facturering te verbeteren? Leer hoe je EDD gebruikt om facturen in bulk te genereren!

📣 P.S. Vergeet niet om zich te abonneren op onze nieuwsbrief en ons te volgen op Facebook, Twitter/X, of LinkedIn voor meer WordPress-bronnen!