Oto coś, czego wiele mniejszych firm e-commerce nie zdaje sobie sprawy:
Jeśli używasz Easy Digital Downloads do sprzedaży produktów cyfrowych konsumentom w Unii Europejskiej (UE), musisz zarejestrować się w UE i pobierać unijny VAT…nawet jeśli Twoja firma nie znajduje się w UE.
Od 2015 roku UE zmieniła prawo podatkowe tak, aby wszystkie firmy sprzedające produkty cyfrowe konsumentom w UE musiały pobierać VAT dla lokalnego kraju konsumenta.
Na przykład, jeśli masz sklep Easy Digital Downloads z siedzibą w USA i sprzedajesz konsumentowi w Niemczech, nadal musisz naliczać niemiecki VAT. Jeśli sprzedajesz do Holandii, musisz naliczać holenderski VAT.
Z 28 państwami członkowskimi UE, z których każde ma inną stawkę VAT, może to oczywiście stać się nieco skomplikowane dla Twojego sklepu Easy Digital Downloads, jeśli chcesz działać zgodnie z prawem.
Aby pomóc, wyjaśnimy, jak działa unijny VAT dla sklepów Easy Digital Downloads. Następnie pokażemy, jak łatwo pobierać odpowiedni VAT dla każdego państwa członkowskiego UE za pomocą wtyczki Easy Digital Downloads EU VAT. Będziesz mógł również przechowywać te informacje, aby przestrzegać wymogów raportowania unijnego VAT i oferować klientom w UE faktury zgodne z VAT.
Kiedy jesteś zobowiązany do pobierania unijnego VAT?
Musisz przestrzegać prawa UE dotyczącego VAT, jeśli Twój sklep Easy Digital Downloads spełnia następujące trzy kryteria:
- Twój sklep sprzedaje produkty cyfrowe.
- Akceptujesz sprzedaż z krajów UE.
- Twój łączny roczny przychód ze wszystkich krajów UE przekracza 10 000 euro.
Jednym z kryteriów, które wyraźnie nie znajduje się na tej liście, jest lokalizacja Twojej firmy. Od 2015 roku lokalizacja Twojego sklepu nie wpływa na to, czy musisz pobierać unijny VAT. Zamiast tego zależy to od lokalizacji Twoich kupujących.
Więc niezależnie od tego, czy Twój sklep znajduje się w USA, Kanadzie, Japonii, Wietnamie, czy gdziekolwiek indziej, musisz pobierać unijny VAT, jeśli sprzedajesz produkty cyfrowe konsumentom w UE i przekraczasz 10 000 euro rocznej sprzedaży z krajów UE.
Jaka jest stawka unijnego VAT?
Rzeczywista stawka VAT, którą pobierasz, zależy od lokalnego kraju każdego konsumenta. To część tego, co sprawia, że zgodność jest tak skomplikowana – nie ma jednej stawki unijnego VAT.
Jeśli sprzedajesz konsumentowi w Niemczech, będziesz musiał pobrać 19% VAT z Niemiec. Ale jeśli sprzedajesz konsumentowi w Holandii, musisz pobrać 21% VAT z Holandii. To samo dotyczy wszystkich pozostałych 26 państw członkowskich.
Nie musisz pobierać VAT od sprzedaży B2B
Jeśli zauważyłeś powyżej, ciągle mówimy „konsument”. To ważne, ponieważ musisz pobierać VAT tylko od sprzedaży do konsumenta (B2C).
Nie musisz pobierać VAT od sprzedaży między firmami (B2B). Nazywa się to „odwrotnym obciążeniem”.
Jednakże, nawet jeśli nie musisz pobierać pieniędzy, nadal musisz zweryfikować numer VAT każdej firmy i przechowywać go w swojej dokumentacji.
Jak przestrzegać prawa UE dotyczącego VAT
Jeśli Twoja firma musi naliczać VAT UE, oto Twoje obowiązki związane z przestrzeganiem prawa:
- Zarejestruj numer VAT – możesz zarejestrować się w dowolnym z 28 państw członkowskich.
- Naliczaj VAT UE – w przypadku sprzedaży B2C będziesz musiał naliczyć lokalną stawkę w kraju konsumenta. W przypadku sprzedaży B2B możesz naliczyć stawkę 0%, ale będziesz musiał zweryfikować numer VAT klienta biznesowego.
- Oferuj klientom ważne faktury VAT – faktury te zawierają między innymi nazwę Twojej firmy i numer VAT, a także stawkę VAT i całkowitą kwotę naliczonego VAT.
- Przechowuj dowody lokalizacji klientów przez 10 lat – musisz przechowywać 2 dowody lokalizacji klientów (lub 1 dowód, jeśli Twoja całkowita sprzedaż w UE jest niższa niż 100 000 EUR rocznie). Zazwyczaj najłatwiejszymi dowodami do przechowywania są adresy rozliczeniowe i adresy IP klientów.
- Składaj kwartalne deklaracje podatkowe – musisz podać, ile VAT-u zebrałeś i zapłacić odpowiednią kwotę.
Oczywiście nie jest to coś, co chcesz robić ręcznie, zwłaszcza jeśli prowadzisz małą firmę.
Dlatego w dalszej części tego wpisu skupimy się na tym, jak sprawić, aby naliczanie VAT UE w Easy Digital Downloads było jak najprostsze i bezproblemowe.
Jak dokładnie naliczać VAT UE w Easy Digital Downloads
Chociaż Easy Digital Downloads zawiera wbudowane narzędzia, które pomogą Ci naliczać różne stawki podatkowe w zależności od lokalizacji klienta, nie posiada wbudowanych narzędzi, które pomogą Ci zbierać numery VAT i dokładnie przechowywać dowody fizycznej lokalizacji kupujących przez 10 lat, co jest ważną częścią przestrzegania prawa dotyczącego VAT UE.
Aby dodać pełną zgodność z przepisami dotyczącymi VAT UE do Easy Digital Downloads, możesz użyć wtyczki Easy Digital Downloads EU VAT. Wtyczka pomoże Ci:
- Automatycznie naliczać właściwą stawkę VAT w zależności od lokalizacji użytkownika.
- Weryfikować numer VAT dla klientów B2B w oficjalnym rejestrze VAT VIES i naliczać im stawkę VAT 0%, jeśli posiadają ważny numer VAT.
- Zbierać i przechowywać dowody lokalizacji klienta, aby spełnić wymóg przechowywania dowodów lokalizacji przez 10 lat.
- Dostarczać klientom ważne faktury VAT w kilku różnych formatach.
- Eksportować dane raportowania VAT w celu łatwego składania kwartalnych deklaracji VAT.
Na stronie realizacji zakupu wtyczka automatycznie doda odpowiedni podatek w zależności od kraju konsumenta:
Jeśli kupujący poda ważny numer VAT dla sprzedaży B2B, wtyczka automatycznie naliczy VAT w stawce 0%:
Po zakończeniu zakupu wtyczka dodaje nowe informacje na stronie potwierdzenia, aby przekształcić ją w ważną fakturę podatkową:
Wtyczka integruje się również z oficjalnym rozszerzeniem PDF Invoices dla EDD, aby oferować tę fakturę w formie PDF, a kupujący zobaczą również szczegóły VAT w swoich e-mailach z potwierdzeniem zamówienia:
Możesz również modyfikować sposób wyświetlania tych informacji za pomocą tagów scalania.
Ostatecznie wtyczka dodaje nowe pole meta Szczegóły VAT do każdej płatności w Twoim sklepie, które zawiera dowód fizycznej lokalizacji kupujących i inne szczegóły VAT, takie jak to, czy VAT został naliczony i czy klient miał ważny numer VAT.
Ponownie, musisz przechowywać te informacje przez co najmniej 10 lat, aby być zgodnym z prawem UE dotyczącym VAT. Dopóki będziesz korzystać z Easy Digital Downloads, będzie on przechowywał te informacje bezterminowo.
Jak dodać zgodność z unijnym VAT do Easy Digital Downloads
Poniżej dowiesz się, jak zarejestrować swój numer VAT i użyć wtyczki do dodania zgodności z unijnym VAT do Easy Digital Downloads…
1. Zarejestruj swój unijny numer VAT
Zanim zaczniesz pobierać unijny VAT w swoim sklepie, musisz zarejestrować swój unijny numer VAT.
Możesz zarejestrować się w każdym kraju, w którym dokonujesz sprzedaży (skomplikowane!). Albo możesz zarejestrować się w systemie Mini-One-Stop-Shop (MOSS) w jednym kraju (znacznie prostsze!). W przypadku sklepu Easy Digital Downloads prawie zawsze lepiej jest skorzystać z podejścia MOSS.
Jeśli Twoja firma znajduje się w UE, powinieneś zarejestrować się w MOSS w swoim lokalnym urzędzie skarbowym (nazywa się to Systemem Unijnym).
Jeśli Twoja firma znajduje się poza UE, możesz zarejestrować się w MOSS w urzędzie skarbowym dowolnego państwa członkowskiego UE (nazywa się to Systemem Poza Unią).
Chociaż możesz wybrać dowolne z 28 państw członkowskich UE, zalecamy rejestrację w Republice Irlandii, ponieważ ma ona dobry system online i używa języka angielskiego jako ojczystego.
Zarejestruj irlandzki numer VAT MOSS.
Oczywiście, jeśli angielski nie jest Twoim językiem ojczystym, możesz preferować inny kraj. Na przykład, jeśli mówisz po hiszpańsku, możesz zdecydować się na rejestrację za pomocą hiszpańskiego systemu MOSS.
2. Zainstaluj i skonfiguruj wtyczkę Easy Digital Downloads EU VAT
Gdy już będziesz mieć swój numer VAT, możesz skonfigurować Easy Digital Downloads, aby rozpocząć…
- Naliczanie prawidłowej stawki VAT konsumentom.
- Walidacja numerów VAT dla sprzedaży B2B i prawidłowe naliczanie stawki 0%.
- Oferowanie paragonów VAT zgodnych z przepisami UE.
- Przechowywanie ważnych informacji o lokalizacji fizycznej i podatkach, aby pomóc w składaniu kwartalnych deklaracji.
Aby rozpocząć, zainstaluj i aktywuj wtyczkę Easy Digital Downloads EU VAT. Jak tylko aktywujesz wtyczkę, automatycznie:
- Naliczanie prawidłowego VAT dla każdego kraju w UE.
- Dodaje pole numeru VAT do formularza płatności, gdzie klienci B2B mogą wprowadzić swoje numery VAT. Wtyczka faktycznie zweryfikuje ten numer w oficjalnej centralnej bazie danych numerów VAT UE VIES.
- Dodaje informacje o unijnym VAT do stron potwierdzenia i szczegółów płatności, aby zaoferować fakturę zgodną z przepisami UE.
- Dodaje nowe szczegóły w backendzie, aby pomóc w śledzeniu i eksportowaniu informacji o VAT.
W zasadzie, większość podstawowych funkcji zaczyna działać od razu po aktywacji wtyczki, bez konieczności ręcznego wprowadzania danych.
Jest jednak kilka rzeczy, które będziesz chciał skonfigurować…
Aby wystawiać faktury zgodne z przepisami UE, musisz dodać własny numer VAT i dane firmy.
Aby dodać te informacje, przejdź do Pobrane → Ustawienia → Rozszerzenia i wprowadź swoje Dane firmy, w tym własny numer VAT uzyskany w poprzednim kroku:
Jeśli Twoja firma znajduje się w UE, możesz również zaznaczyć opcję VAT z tytułu odwrotnego obciążenia w kraju, jeśli dotyczy.
Aby dodać dane VAT do e-maili z potwierdzeniem zakupu, przejdź do Pobrane → Ustawienia → E-maile → Potwierdzenia zakupu.
Tam zobaczysz nowe znaczniki scalania, których możesz użyć w swoich szablonach e-maili, wraz ze wszystkimi domyślnymi znacznikami scalania Easy Digital Downloads:
Pamiętaj, że znacznik scalania {vat} automatycznie zastąpi {tax} dla zakupów spoza UE, więc możesz go zasadniczo użyć do zastąpienia znacznika scalania {tag} w swoich szablonach e-maili.
3. Złóż kwartalną deklarację VAT
Aby zachować zgodność, musisz składać kwartalną deklarację MOSS VAT. Tak długo, jak korzystałeś z systemu MOSS, możesz złożyć jedną deklarację dla całej UE, zamiast składać ją w każdym państwie członkowskim.
Deklarację złożysz za pośrednictwem systemu MOSS, w którym zarejestrowałeś swoją firmę w Kroku #1. Na przykład, za pośrednictwem irlandzkiego systemu MOSS.
Aby wygenerować informacje potrzebne do deklaracji, masz kilka różnych opcji (szczegółowo opisane tutaj).
Najprostszym rozwiązaniem jest użycie wbudowanego wtyczki raportu Raport VAT UE, do którego możesz uzyskać dostęp, przechodząc do Pobrane → Raporty → Eksport:
Ten raport idealnie pasuje do informacji, które musisz złożyć w swojej deklaracji MOSS VAT.
W zależności od sposobu ustawienia waluty sklepu i praktyk księgowych, możesz jednak preferować inną metodę.
I to wszystko. Jesteś oficjalnie zgodny... przynajmniej do następnego kwartału!
Zacznij pobierać VAT UE z Easy Digital Downloads
Radzenie sobie z podatkami nigdy nie jest przyjemne, ale jest konieczne, jeśli chcesz pozostać zgodnym z prawem.
Biorąc pod uwagę wielkość UE, prawie na pewno Twój sklep będzie miał klientów w jednym z państw członkowskich UE. A jeśli sprzedajesz tym osobom produkty cyfrowe, musisz pobierać VAT UE, jeśli Twoja sprzedaż do UE przekroczy 10 000 EUR rocznie.
Chociaż wymóg pobierania VAT i informacji VAT dla 28 różnych krajów i wszystkich Twoich klientów z UE brzmi skomplikowanie, wtyczka Easy Digital Downloads EU VAT sprawia, że jest to tak proste, jak aktywacja wtyczki.
Masz dodatkowe pytania dotyczące tego, jak zacząć pobierać VAT UE w Easy Digital Downloads? Daj nam znać w sekcji komentarzy poniżej.
Ilustracja: Jessica Johnston
