O que são políticas do site?

As empresas fornecem políticas em seus websites para limitar sua responsabilidade, cumprir as leis aplicáveis e ajudar seus prospects e clientes a entender as regras de uso de seus websites.

Uma Política de Privacidade fornece divulgações específicas exigidas por leis de privacidade que se aplicam a um negócio que coleta informações pessoais (por exemplo, nomes, endereços de e-mail, etc.). Uma Política de Privacidade ajuda a explicar aos visitantes do website quais informações você coleta, por que você as coleta, com quem você as compartilha (por exemplo, ferramentas de marketing por e-mail de terceiros, CRMs, etc.) e muito mais. 

Um Termo de Serviço, também conhecido como Termos e Condições ou Declaração de Uso, define as regras para usar websites. Esta declaração fornece informações sobre envio, cancelamentos, reembolsos, garantias e muito mais. Um acordo de Termo de Serviço é necessário para que os websites de comércio eletrônico funcionem com empresas de transação de cartão de crédito de terceiros. 

Um Aviso Legal de website existe para que os proprietários de websites isentem abertamente quaisquer declarações em seus websites que possam ser mal interpretadas. Avisos legais são valiosos se você vende produtos de saúde em seu website, fornece conselhos de saúde, participa de programas de afiliados ou fornece informações que podem ser interpretadas como aconselhamento jurídico. Você se lembra de comerciais de medicamentos prescritos (ou seja, 'Consulte seu médico sobre ______') onde, no final, eles falam muito rápido e fazem um monte de declarações (por exemplo, 'alguns pacientes experimentaram náuseas, etc.')? Esse é um exemplo de Aviso Legal, que pode ser valioso (ou até mesmo exigido) dependendo do que você oferece online.

Quais políticas de site preciso para minha loja de produtos digitais?

Agora que sabemos a diferença entre uma Política de Privacidade, um Termo de Uso e um Aviso Legal, explicaremos quais políticas são necessárias para websites que vendem bens digitais.

Requisitos gerais

Em geral, todo website de comércio eletrônico de bens digitais precisa, no mínimo, de uma Política de Privacidade para cumprir as leis internacionais de privacidade e um acordo de Termo de Serviço para definir as regras de uso do website. 

Conformidade com leis internacionais de privacidade

A beleza de oferecer bens e serviços digitais é a capacidade de fornecê-los a qualquer pessoa, independentemente da localização. A consequência de vender bens e serviços digitais é que você pode precisar cumprir as leis de privacidade que protegem os dados de seus clientes. Por exemplo, suponha que você ofereça bens ou serviços a residentes da União Europeia. Nesse caso, você deve cumprir o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) e fornecer divulgações específicas em sua Política de Privacidade. Se você tiver clientes em todos os Estados Unidos, pode precisar cumprir as leis de privacidade na Califórnia (CalOPPA, CCPA), Nevada (Nevada Revised Statutes Chapter 603A) e Delaware (DOPPA).

É fundamental que os proprietários de sites entendam isso: as leis de privacidade são criadas por legisladores que desejam proteger os dados de seus residentes e não se importam com a localização do seu negócio. Se você coleta informações pessoais de residentes de estados ou países específicos, pode ser necessário cumprir as leis de privacidade deles, independentemente de onde você esteja localizado. Como as lojas de comércio eletrônico que vendem produtos digitais coletam informações pessoais, você deve primeiro identificar a(s) lei(s) de privacidade com a(s) qual(is) eles precisam cumprir e adicionar as divulgações exigidas em sua Política de Privacidade.

Mantenha as Políticas de Privacidade atualizadas com as novas leis de privacidade

Além de precisar fornecer uma Política de Privacidade que inclua divulgações exigidas por várias leis de privacidade existentes, os proprietários de sites de comércio eletrônico também precisam de uma estratégia para manter sua Política de Privacidade atualizada à medida que as leis são alteradas e novas leis de privacidade entram em vigor. Nos Estados Unidos, por exemplo, existem atualmente mais de duas dúzias de projetos de lei de privacidade que foram propostos. Se e quando cada um desses projetos for aprovado, você poderá precisar atualizar sua Política de Privacidade com novas divulgações exigidas por essas novas leis de privacidade. Ao final deste artigo, compartilhamos maneiras de desenvolver uma estratégia para manter sua Política de Privacidade atualizada.

Os acordos de Termos de Serviço são necessários para sites de comércio eletrônico

Para trabalhar com uma empresa de processamento de cartões de crédito em conformidade com o PCI, os proprietários de sites geralmente precisam primeiro listar um Termos de Serviço em seu site que ajude a explicar cancelamentos, reembolsos e muito mais. Você pode encontrar esse requisito listado nos Termos de Serviço da empresa de processamento de cartões de crédito que você planeja usar para sua loja. 

O que você vende importa, mesmo que seja digital.

Divulgações adicionais podem ser exigidas (ou recomendadas) se você vender determinados produtos ou serviços digitais. Abaixo, você encontrará produtos digitais comuns à venda e coisas que você deve levar em consideração em relação às políticas do seu site.

Venda de Clipes de Áudio

Se você vende clipes de áudio, desejará exibir uma Política de Privacidade e Termos de Serviço que forneçam os requisitos gerais listados acima. Você também desejará garantir que exiba um aviso DMCA em seu acordo de Termos de Serviço, o que ajuda os usuários a saberem como contatá-lo se encontrarem pessoas infringindo sua propriedade intelectual (ou vice-versa). Seus clipes de áudio são valiosos, e é importante que as pessoas não os usem sem pagá-lo. Ofereça um Termos de Serviço informando aos usuários como eles podem (e NÃO podem) usar seus clipes de áudio ao comprar em seu site.

Venda de Cursos

Se você vende cursos, desejará exibir uma Política de Privacidade e Termos de Serviço que forneçam os requisitos gerais listados acima. 

Não seria lamentável encontrar um cliente que compra um curso e depois compartilha seu trabalho árduo gratuitamente online para que qualquer pessoa o acesse? Isso pode ter sérios impactos financeiros negativos em seu negócio se seus potenciais clientes acessarem seus cursos gratuitamente. Você vai querer garantir que exiba um aviso DMCA em seu contrato de Termos de Serviço, o que ajuda os usuários a saberem como contatá-lo se encontrarem pessoas infringindo sua propriedade intelectual (ou vice-versa). Seus cursos são valiosos e é importante que as pessoas não os usem sem pagá-lo. Ofereça Termos de Serviço informando aos usuários como eles podem (e NÃO PODEM) usar seus cursos ao comprar em seu site.

Além disso, dependendo do tipo de curso que você está vendendo, você pode querer adicionar um Aviso Legal ao seu site, limitando ainda mais sua responsabilidade como proprietário do negócio. Cursos que podem ser vistos como fornecendo conselhos de saúde, dicas de fitness ou aconselhamento jurídico, por exemplo, devem ter um Aviso Legal isentando-se de qualquer coisa que possa ser mal interpretada pelo cliente.

Venda de Software para Desktop

Se você vende software para desktop, você vai querer exibir uma Política de Privacidade e Termos de Serviço fornecendo os requisitos gerais listados acima. 

Muitas vezes, o software para desktop envia dados para seu criador para ajudá-lo a entender como o software é usado. Isso permite que o criador desenvolva recursos e funcionalidades adicionais que seus clientes podem querer. Esse tipo de dado pode ser definido como informação pessoal e você vai querer ter certeza de divulgar isso em sua Política de Privacidade.

Preocupado com pessoas comprando seu software e depois oferecendo-o gratuitamente a terceiros?  Certifique-se de adicionar um aviso DMCA aos Termos de Serviço do seu site. Um aviso DMCA ajudará os usuários a entenderem como contatá-lo se encontrarem alguém infringindo sua propriedade intelectual.

Por último, você pode querer considerar oferecer um Contrato de Licença de Usuário Final que explique aos usuários as regras de uso do software e inclua informações essenciais sobre licenciamento, como se um usuário pode fazer uma cópia do software e dar essa cópia a outra pessoa. Isso é diferente dos Termos de Serviço do site, que explicam as regras para usar o site.

Venda de Documentos

Se você está vendendo documentos, você vai querer exibir uma Política de Privacidade e Termos de Serviço fornecendo os requisitos gerais listados acima. 

Dependendo dos documentos que você fornece, você pode querer fornecer um aviso DMCA, informando aos usuários como contatá-lo se encontrarem alguém infringindo sua propriedade intelectual (ou seja, compartilhando seus documentos publicamente gratuitamente sem ter que pagá-lo). 

Se os documentos forem comprados, preenchidos e depois enviados de volta para você por qualquer motivo, você pode ser obrigado a fazer divulgações adicionais em sua Política de Privacidade em relação a quaisquer informações pessoais adicionais que seu site esteja coletando. 

Por fim, um Aviso Legal pode ser necessário se você fornecer documentos que possam ser interpretados como aconselhamento jurídico, aconselhamento de saúde ou dicas de fitness.  

Venda de Ebooks

Se você estiver vendendo eBooks, desejará exibir uma Política de Privacidade e Termos de Serviço que forneçam os requisitos gerais listados acima. 

Vender eBooks mantém os custos baixos para os clientes e fornece acesso instantâneo ao seu trabalho. Escrever um livro leva muito tempo e energia, e não seria bom descobrir que um cliente está oferecendo seu eBook gratuitamente a qualquer pessoa interessada. Isso pode ter um impacto negativo nas finanças do seu negócio. É por isso que ter um aviso DMCA em seus Termos de Serviço pode ser benéfico para o seu negócio. Um aviso DMCA informa aos usuários como entrar em contato com você se eles encontrarem alguém roubando sua propriedade intelectual. 

Dependendo do tipo de eBook que você oferece, você pode querer considerar adicionar um Aviso Legal ao seu site. Um Aviso Legal é valioso se você oferecer algo em seu eBook que possa ser visto como aconselhamento de saúde, dicas de fitness ou aconselhamento jurídico. Ao fornecer um Aviso Legal adequado, você pode ajudar a limitar ainda mais sua responsabilidade com divulgações que o isentam de ser responsável por pessoas que interpretam mal seu trabalho.

Venda de Fotografias ou Vídeos

Se você estiver vendendo fotografias ou vídeos, desejará exibir uma Política de Privacidade e Termos de Serviço que forneçam os requisitos gerais listados acima. 

Fotografia e videografia podem capturar momentos no tempo que podem ser apreciados por um grande público.  Dito isso, fotografia e videografia estão frequentemente sujeitas a violações de direitos autorais, pois os consumidores podem pensar que qualquer imagem disponível online é livre para usar e compartilhar como quiserem. Se você vende fotografias online, certifique-se de fornecer um aviso DMCA em seus Termos de Serviço, ajudando a explicar aos usuários como eles podem entrar em contato com você se encontrarem alguém roubando suas fotos e usando-as como suas.

Além disso, seus Termos de Serviço devem fornecer um aviso de direitos autorais, variando do ano em que você lançou inicialmente seu site até este ano atual. Isso pode ajudar a transmitir a mensagem a seus prospects e clientes de que tudo em seu site é protegido por direitos autorais a partir da data em que foi postado, protegendo ainda mais suas fotografias e vídeos.

Venda de Plugins e Temas WordPress

Suponha que você esteja vendendo plugins e/ou temas. Nesse caso, você desejará exibir uma Política de Privacidade e Termos de Serviço que forneçam os requisitos gerais listados acima. 

Quando instalados e ativados, plugins e temas geralmente enviam dados ao seu desenvolvedor sobre como os usuários estão utilizando suas ferramentas e recursos. Esse tipo de dado pode ser definido como informação pessoal sob várias leis de privacidade e pode exigir divulgações adicionais na Política de Privacidade do site. 

Você também vai querer exibir um aviso DMCA que permite que os usuários entrem em contato com você se acreditarem que alguém está infringindo sua propriedade intelectual. Por exemplo, oferecendo seu plugin pago gratuitamente ou usando indevidamente seu plugin ou tema.

Um Contrato de Licença de Usuário Final também deve ser fornecido para explicar aos usuários seus direitos ao usar o software do seu plugin/tema, bem como ajudar a remover sua responsabilidade quando os clientes usam seu plugin. Existem muitos acordos de licença amplamente reconhecidos (GPL, MIT, PLR, creative commons, etc.) que você também pode usar para proteger seu negócio. O WordPress, por exemplo, usa a licença GPL, que também é comum para autores de plugins e temas do WordPress. Independentemente do tipo de acordo que você escolher, a falha em incluir um EULA em seu software pode fazer com que as pessoas usem indevidamente seu produto, compartilhem-no indevidamente com outras pessoas sem que você seja compensado ou possivelmente até mesmo seja processado por um usuário por algo fora do seu controle.

Venda de Serviços (incluindo serviços baseados na web)

Se você estiver vendendo serviços digitalmente, você vai querer exibir uma Política de Privacidade e Termos de Serviço fornecendo os requisitos gerais listados acima. 

Dependendo do tipo de serviços que você fornece, pode ser necessário fornecer divulgações adicionais em sua Política de Privacidade com relação a quaisquer informações pessoais adicionais que seu site coleta após um cliente fazer uma compra. Sua Política de Privacidade também pode divulgar outros tipos de informações pessoais que você coleta ao realizar os serviços reais, como credenciais de login, informações do cliente ou assinante e muito mais. 

Se você estiver vendendo um serviço baseado em assinatura, você vai querer fazer certas divulgações em seus Termos de Serviço que ajudem a explicar aos usuários quando eles serão cobrados, se você oferece testes gratuitos e quaisquer outros detalhes adicionais que ajudem os potenciais compradores a entender como sua assinatura funciona.

Consequências potenciais de ter políticas de site não conformes

É importante dar um passo atrás e se perguntar: “Por que se preocupar com todas essas coisas de política?  Discutimos um número crescente de leis de privacidade sendo introduzidas por país, estado ou continente.  Isso se deve ao fato de cada vez mais pessoas exigirem que seus governos lhes forneçam direitos de privacidade. Algumas dessas leis de privacidade recém-criadas têm multas pesadas, enquanto projetos de lei de privacidade propostos querem fornecer aos consumidores a capacidade de processar empresas por não conformidade com a privacidade. 

Abaixo, falaremos sobre as três principais razões pelas quais você deve levar as políticas do site a sério.

Multas, processos judiciais

Todos ouvimos falar de grandes empresas sendo multadas por órgãos governamentais ou ações coletivas por não conformidade com a privacidade.  “Facebook processado em US$ 650 milhões por não conformidade com a privacidade”. “Google processado em US$ 2,5 bilhões por violar direitos de privacidade infantil”. 

Quando as notícias cobrem essas grandes histórias, quase parece que pequenas empresas não podem ter problemas reais por violações de privacidade. Essa é, no entanto, uma suposição incorreta. Ao olhar para o Rastreador de Aplicação da GDPR, por exemplo, você verá inúmeras pequenas empresas que foram multadas por não conformidade com a GDPR. E o número tem aumentado constantemente ao longo do tempo. 

Multas por falha em cumprir as leis de privacidade variam de US$ 2.500 por violação a € 20.000.000 ou mais no total. Neste caso, “por violação” significa por visitante do site cujos direitos de privacidade você infringiu. Por exemplo, se você tem 100 visitantes de sites da Califórnia por mês e não tem uma Política de Privacidade em conformidade, a multa seria calculada como US$ 2.500 multiplicado por 100, o que pode facilmente somar uma multa grande. 

Além disso, o Canadá propôs uma atualização em sua lei de privacidade, a PIPEDA, que permitirá que seus cidadãos processem empresas por não conformidade. Também vemos vários projetos de lei de privacidade nos Estados Unidos que, se aprovados, permitirão que seus cidadãos processem empresas, independentemente do tamanho ou localização da empresa, por coletar até mesmo um endereço de e-mail em um formulário de contato sem uma Política de Privacidade fornecendo as divulgações exigidas por essa respectiva lei de privacidade. 

Em outras palavras: o número de multas e processos por não conformidade com a privacidade está aumentando e pode até começar a acelerar se mais projetos de lei de privacidade continuarem a ser propostos e aprovados. A conformidade com a privacidade está se tornando um grande negócio.

Confusão do cliente 

Não existe um único vendedor neste mundo que pense que desacelerar um processo de vendas é uma boa ideia.  Nenhum deles.  No processo de vendas, você quer continuar avançando a conversa para que o cliente tome uma decisão sobre se quer fazer uma compra.  

E se um cliente não entender sua política de cancelamento ou reembolso, suas garantias, ou o que você faz com as informações depois de coletá-las, ele irá às políticas do seu site em busca de respostas.  E se esse cliente não conseguir encontrar as informações que procura, ele pode recorrer aos motores de busca para encontrar uma empresa alternativa. 

As políticas do site dão aos seus potenciais clientes a capacidade de identificar exatamente o que esperar ao fazer uma compra (ou ao enviar seus dados pessoais) através do seu site. Isso mantém o processo em andamento, permitindo que esses prospects cheguem à sua decisão de compra mais rapidamente (algo que todos podemos apreciar).

Perda de negócios

De acordo com este estudo realizado pela Axios, 93% dos americanos disseram que mudariam para uma empresa que prioriza a privacidade de dados. Além disso, 91% dos americanos disseram que prefeririam comprar de empresas que sempre garantem o acesso aos seus dados.

Perder negócios simplesmente porque os clientes podem ficar desconfortáveis com suas práticas de privacidade é uma tendência emergente que estamos vendo e é demonstrada por esta estatística de estudo recente listada acima. Exibir políticas abrangentes é sua chance de mostrar aos seus clientes que você se importa com a privacidade deles e deseja que eles tenham uma experiência transparente sempre que fizerem uma compra em seu site. Simplesmente, fornecer políticas de site é a coisa certa a fazer. 

Como posso obter políticas de site abrangentes?

Configurar políticas abrangentes para seus prospects e clientes pode ajudá-lo a cumprir as leis aplicáveis, bem como limitar sua responsabilidade como proprietário de um negócio. Mas é importante entender que nem todas as políticas são criadas iguais. Abaixo, discutiremos maneiras de obter políticas de site abrangentes, evitando métodos mais arriscados (não conformes).

Posso copiar/colar políticas de um concorrente?

Não. Copiar e colar políticas de outro site é violação de direitos autorais. Além disso, quando você copia uma política de seu concorrente, você não tem ideia se eles estão em conformidade com todas as leis de privacidade aplicáveis e forneceram todas as divulgações para ajudar a limitar sua responsabilidade. Além disso, seus concorrentes podem não precisar cumprir todas as leis de privacidade com as quais você precisa cumprir, o que significa que você ainda pode acabar sendo multado ou processado. 

Por último, mas não menos importante, quando você copia políticas de site de um concorrente, você ainda não respondeu à pergunta de como se manterá atualizado quando novas leis de privacidade forem aprovadas que exijam novas divulgações em sua Política de Privacidade.  

Posso usar um modelo gratuito online? 

Não temos conhecimento de um único modelo de políticas de site que esteja em conformidade com todas as leis de privacidade.  Lembre-se, para gerar uma Política de Privacidade abrangente para o seu negócio, você primeiro precisa identificar quais leis de privacidade realmente se aplicam a você. Somente após definir as leis de privacidade que se aplicam a você, você poderá identificar as divulgações exigidas. Procurar um modelo gratuito online responde à pergunta 'como obtenho políticas de site?', mas não responde à pergunta 'como evito a não conformidade com a privacidade e suas penalidades associadas?'.

Mesmo que você encontrasse modelos para as políticas do seu site que fossem abrangentes e de alguma forma alinhados com todas as leis de privacidade com as quais você precisava cumprir, isso ainda não responde à pergunta de como você manterá suas políticas atualizadas quando as leis de privacidade mudarem ou quando novas entrarem em vigor.  

Opção nº 1: Advogados de Privacidade e Contratos Internacionais

A melhor opção para obter políticas de site abrangentes é trabalhar com um advogado de privacidade para sua Política de Privacidade e um advogado de contratos internacionais para seus Termos de Serviço.  

Para advogados de privacidade, tente visitar o site IAPP.org e contatar alguns de seus membros advogados para encontrar um que seja adequado para você. Certifique-se de que eles discutam os preços não apenas para a elaboração de sua Política de Privacidade, mas também peça que expliquem seus processos e taxas associadas para monitorar as leis de privacidade e manter a Política de Privacidade do seu site atualizada.

Para advogados de contratos internacionais, certifique-se de perguntar como eles gerenciam os direitos de privacidade do consumidor não apenas em seu estado ou país, mas também internacionalmente.  Os consumidores têm diferentes níveis de proteção, portanto, você vai querer ter certeza de que está cumprindo essas leis respectivas ao vender seus bens ou serviços digitais online.

Com tudo isso dito, existem muitas pequenas empresas que não têm fundos para pagar advogados de privacidade e advogados de contratos internacionais para manter as políticas de seus sites atualizadas.  Como alternativa, muitas pequenas empresas estão recorrendo a ferramentas online que podem auxiliar no processo de geração de políticas de sites. Falamos sobre isso na próxima seção.

Opção nº 2: Geradores de Políticas de Website

Se contratar um advogado para elaborar suas políticas e mantê-las atualizadas estiver fora do seu orçamento, você pode considerar a seleção de uma ferramenta confiável de geração de políticas de sites para ajudá-lo nisso. 

Os melhores geradores de políticas de sites são aqueles que ajudam você a identificar primeiro quais leis de privacidade e direitos do consumidor podem se aplicar ao seu negócio. Somente então a ferramenta deve ajudá-lo a gerar suas políticas por meio de um questionário específico para essas leis aplicáveis. Ao procurar um gerador de política de privacidade, você também deve considerar quem cofundou as empresas. Existe um advogado de privacidade e contratos internacionais que ajudou a criar o gerador e a mantê-lo atualizado ao longo do tempo? Além disso, certifique-se de selecionar um gerador que discuta como eles monitoram as leis de privacidade existentes e propostas e se eles oferecem um recurso de atualizações automáticas. Perguntas como essa o ajudarão a determinar um gerador de políticas de sites confiável para o seu negócio.

A desvantagem de usar um gerador de políticas de sites é que ele é simplesmente uma ferramenta, não um provedor de serviços jurídicos. Muitos proprietários de pequenas empresas ainda optam pela rota do gerador e simplesmente garantem que o próprio gerador seja construído com a abrangência em mente e seja administrado por pessoas com formação jurídica.

A vantagem de um gerador de políticas de sites é a economia de custos, que é uma fração do custo de contratar um advogado de privacidade e contratos para manter constantemente suas políticas atualizadas.  A Termageddon, por exemplo, é um gerador de políticas de sites que custa US $ 99/ano sem taxas ocultas e foi cofundado por um advogado de privacidade e contratos que até ajudou legisladores a escrever leis de privacidade em nome da American Bar Association. 

Conclusão

Ao vender bens ou serviços digitais, você precisa fornecer políticas de sites para cumprir as leis internacionais de privacidade respectivas, definir as regras de uso do seu site e limitar sua responsabilidade como proprietário do negócio. Você também precisa ter certeza de ter uma estratégia para manter suas políticas atualizadas quando as leis mudarem (ou novas forem introduzidas) e quando suas práticas de negócios mudarem.  

As políticas do site podem não ser a parte mais empolgante ao lançar e gerenciar uma loja de comércio eletrônico, mas elas demonstram aos seus prospects e clientes que você se preocupa com os dados deles e deseja garantir que eles tenham um processo de compra o mais tranquilo possível. Entre em contato com um advogado ou use um gerador de política de privacidade como o Termageddon para criar políticas abrangentes para o seu site; seus futuros clientes apreciarão!