Nachdem Sie sich nach Ihren Neujahrsfeierlichkeiten wieder im Büro eingelebt haben, ist es an der Zeit, die Steuerberichterstattung zu berücksichtigen, um die Sie sich in den kommenden Wochen kümmern müssen.
Wenn Sie einen Multi-Vendor-Marktplatz mit Anbietern in den Vereinigten Staaten betreiben, haben Sie möglicherweise zusätzliche steuerliche Meldepflichten zusätzlich zu Ihren üblichen Einkommens-, Lohn- und Umsatzsteuern.
Der Verkauf digitaler Produkte im Namen eines Anbieters wird für bundesstaatliche Steuerzwecke typischerweise als Lizenzgebühren betrachtet. Diese digitalen Produkte können alles sein, von Fotos, Videos, Musik, PDF-Dokumenten oder E-Books, WordPress-Plugins oder -Themes, Schriftarten, mobilen Apps, Desktop-Software und mehr.
Lizenzgebühren über 10 $ an einen Anbieter, die im Laufe des Jahres gezahlt werden, müssen auf dem IRS-Formular 1099-MISC gemeldet werden.
Hinweis: Ein häufiges Missverständnis ist, dass nur Zahlungen von insgesamt 600 $ oder mehr an eine Einzelperson auf dem 1099-MISC gemeldet werden. Während dies für viele Zahlungsarten zutrifft, beträgt die Schwelle für Lizenzgebühren nur 10 $.
Was bedeutet das für Ladenbesitzer?
Wenn Sie einen Multi-Vendor-Marktplatz besitzen, auf dem Sie digitale Produkte im Namen Ihrer US-amerikanischen Anbieter verkaufen, müssen Sie möglicherweise Zahlungen an Ihre Anbieter auf dem IRS-Formular 1099-MISC melden.
Um ein 1099-MISC auszufüllen, benötigen Sie im Voraus einige Informationen:
- IRS-Formular W-9. Das W-9 ist ein Formular, das Ihre Anbieter verwenden, um Ihnen die Informationen zur Verfügung zu stellen, die zur Vervollständigung ihrer 1099-MISC-Formulare erforderlich sind. Die auf diesem Formular bereitgestellten Informationen umfassen ihren Namen, die Art ihrer juristischen Person (d. h. Einzelperson, LLC, Unternehmen usw.), die Straßenadresse und die Steueridentifikationsnummer. Profi-Tipp: Es ist eine gute Praxis, diese Informationen anzufordern, wenn Sie neue Anbieter aufnehmen, damit Sie nicht zur Steuerzeit danach suchen müssen!
- W-9-Informationen überprüfen. Bevor Sie ein 1099-MISC einreichen, stellen Sie sicher, dass die Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen korrekt sind, da für die Einreichung mit einem falschen Namen oder einer falschen Steueridentifikationsnummer Strafen anfallen. Ihr Buchhalter sollte Ihnen dabei helfen können. Sie können sie auch direkt über die IRS oder über eine Reihe von Drittanbietern überprüfen.
- Steuerinformationen Ihres Unternehmens. Dies sollte ziemlich einfach sein. Sie benötigen den Namen, die Adresse, die Telefonnummer und die bundesstaatliche Steueridentifikationsnummer Ihres Unternehmens.
- Gesamtzahlungen. Sie müssen alle Zahlungen an Ihre US-amerikanischen Anbieter im Laufe des Jahres summieren. Dies kann für viele Ladenbesitzer ein mühsamer Prozess sein, insbesondere wenn Sie viele Anbieter haben. Glücklicherweise gibt es ein Plugin namens WP1099, das sich mit Ihrem Shop verbindet und Ihnen einen Export aller Zahlungsinformationen liefert, die Sie für das Jahr benötigen.
Einreichungsfristen
Wenn Sie nur Lizenzgebührenzahlungen an einen Lieferanten melden, ist die Frist der 28. Februar 2018 bei Papierformular. Oder der 2. April 2018 bei elektronischer Einreichung. Bestimmte andere Zahlungsarten erfordern möglicherweise, dass 1099-MISC bis zum 31. Januar 2018 eingereicht wird.
Zusätzlich sollten Ihre Lieferanten ihre 1099-MISC-Kopien bis zum 31. Januar 2018 erhalten. Dies soll ihnen ausreichend Zeit geben, ihre eigenen Einkommensteuererklärungen einzureichen, die im April fällig sind.
Wenn Sie die Frist nicht einhalten, kann dies zu erheblichen finanziellen Strafen von der IRS führen.
Papierformular im Vergleich zur elektronischen Einreichung
Papierformular
Sie müssen weniger als 250 Formulare einreichen, um für die Einreichung in Papierform berechtigt zu sein. Bei höheren Volumina ist die Einreichung in Papierform keine Option. Um in Papierform einzureichen, müssen Sie spezielle Kopien des Formulars 1099-MISC von der IRS anfordern. Wenn Sie in Papierform einreichen, verlangt die IRS eine spezielle Papierversion, die Sie nur über sie erhalten können. Dies dient dazu, dass ihr Scansystem das Formular korrekt lesen kann. Es wird auch dünnes Kohlepapier verwendet, sodass Ihr üblicher Laser- oder Tintenstrahldrucker das Papier beim Drucken zerreißen würde. Die Einreichung einer Papierversion erfordert eine altmodische Schreibmaschine oder einen Spezialdrucker.
Die IRS verlangt außerdem ein zusätzliches IRS-Zusammenfassungsformular 1096 für alle, die in Papierform einreichen.
Elektronische Einreichung
Die elektronische Einreichung (e-Filing) hat viele Vorteile gegenüber der Einreichung in Papierform.
Zunächst ist das IRS-Zusammenfassungsformular 1096 für die elektronische Einreichung nicht erforderlich, da die Zusammenfassung für Sie erfolgt, wenn Sie Ihre e-Datei hochladen. Ein Formular weniger, um das Sie sich kümmern müssen!
Sie können eine Sammeldatei hochladen, die alle Informationen des 1099-MISC enthält, anstatt jedes Formular einzeln vorzubereiten, was die Verarbeitungszeit spart. Sie erhalten auch eine Bestätigung, wenn das Formular empfangen und verarbeitet wurde.
Darüber hinaus nimmt die Mehrheit der Bundesstaaten am sogenannten Combined Federal/State Filing Program teil. Das bedeutet, dass die IRS, wenn Sie Ihre 1099-MISC e-Datei hochladen, diese automatisch bei der Steuerbehörde Ihres Bundesstaates einreicht. Überprüfen Sie, ob Ihr Bundesstaat an diesem Programm teilnimmt. Wenn nicht, müssen Sie möglicherweise trotzdem separat bei ihnen einreichen.
Versand von 1099-MISC an Lieferanten
Sie können wählen, ob Sie Ihren Lieferanten eine elektronische PDF-Version des 1099-MISC senden oder eine Papierkopie per Post versenden möchten. Viele Unternehmen bevorzugen es, Lieferanten eine Papierkopie zu senden, um zu vermeiden, dass die elektronische Version in einem Spamfilter landet.
Wenn Sie sich für den Versand einer elektronischen Version entscheiden, sollten Ihre Lieferanten ihre Zustimmung zum Empfang der elektronischen Version geben können. Wenn sie sich entscheiden, die elektronische Version nicht zu erhalten, müssen sie dennoch in der Lage sein, eine Papierkopie zu erhalten.
Zusätzliche Überlegungen
Wie bei jedem Steuertipp, den Sie online lesen, kann ich nicht alle Steuersituationen abdecken. Daher sollten Sie sich mit einem lokalen Buchhalter in Verbindung setzen, um zu sehen, ob es noch etwas gibt, das Sie berücksichtigen müssen.
Einreichungsfristen und erforderliche Formulare können von Bundesland zu Bundesland variieren. Ihr Buchhalter kann Ihnen helfen festzustellen, was und wann Sie einreichen müssen.
Ihr Buchhalter kann Ihnen auch helfen, die 1099-MISC-Formulare einzureichen und zu überprüfen, ob alle Informationen, die Sie von Ihren Lieferanten erhalten haben, korrekt sind.
Nächste Schritte?
Steuerzeit ist da. Hier ist eine Liste von Dingen, die Sie tun können, um sicherzustellen, dass Sie vorbereitet sind.
- Stellen Sie sicher, dass Sie von allen in den USA ansässigen Lieferanten ein ausgefülltes W-9-Formular erhalten. Wenn Sie ein US-Unternehmen mit ausländischen Lieferanten sind, müssen diese stattdessen ein W-8BEN ausfüllen. Die IRS kann diese Informationen prüfen, stellen Sie also sicher, dass Sie sie aufbewahren.
- Ermitteln Sie, welche Lieferanten im Laufe des Jahres 10 US-Dollar oder mehr erhalten haben. WP1099 ist ein WordPress-Plugin, das diese Berechnung für Sie mit nur wenigen Klicks durchführen kann, indem es alle Lieferanten und den Gesamtbetrag, der im Laufe des Jahres gezahlt wurde, in einem für die elektronische Einreichung geeigneten Format exportiert.
- Reichen Sie Ihre 1099-MISC bei der IRS, Ihrer staatlichen Steuerbehörde (falls erforderlich) und Ihren Lieferanten ein. Gegen eine geringe Gebühr kann ein lokaler Buchhalter die 1099-MISC-Formulare für Sie einreichen. Ein guter Buchhalter wird alles für Sie überprüfen, was Ihnen Sicherheit gibt. Sie können auch eine Reihe von Drittanbieter-E-File-Diensten nutzen oder direkt bei der IRS einreichen.
Steuerzeit muss nicht stressig sein. Wenn Sie sich unvorbereitet fühlen, nutzen Sie diese Tipps, um wieder auf Kurs zu kommen. Sie werden sich im nächsten Jahr um diese Zeit selbst danken!
