Agora que você se instalou de volta no escritório após as celebrações do feriado de Ano Novo, é hora de começar a considerar as declarações de impostos que você precisará cuidar nas próximas semanas.
Se você administra um marketplace de vários fornecedores com fornecedores nos Estados Unidos, pode ter requisitos adicionais de declaração de impostos além de seus impostos de renda, folha de pagamento e vendas habituais.
A venda de produtos digitais em nome de um fornecedor, para fins fiscais federais, é tipicamente considerada como pagamentos de royalties. Esses produtos digitais podem ser qualquer coisa, desde fotografias, vídeos, música, documentos PDF ou e-books, plugins ou temas do WordPress, fontes, aplicativos móveis, software de desktop e muito mais.
Pagamentos de royalties acima de R$ 10 feitos a um fornecedor durante o ano devem ser declarados no formulário 1099-MISC da Receita Federal.
Observação: Um equívoco comum é que apenas pagamentos totalizando R$ 600 ou mais a um indivíduo são declarados no 1099-MISC. Embora isso seja verdade para muitos tipos de pagamentos, o limite para pagamentos de royalties é de apenas R$ 10.
O que isso significa para os proprietários de lojas?
Se você possui um marketplace de vários fornecedores onde vende produtos digitais em nome de seus fornecedores baseados nos EUA, pode precisar declarar pagamentos a seus fornecedores no formulário 1099-MISC da Receita Federal.
Para preencher um 1099-MISC, você precisará de algumas informações antecipadamente:
- Formulário W-9 da Receita Federal. O W-9 é um formulário que seus fornecedores usam para fornecer as informações necessárias para completar seus formulários 1099-MISC. As informações fornecidas neste formulário incluem o nome deles, o tipo de entidade que são (ou seja, indivíduo, LLC, corporação, etc.), endereço residencial e número de identificação fiscal. Dica profissional: É uma boa prática solicitar essas informações ao trazer novos fornecedores para que você não precise se apressar com isso na época dos impostos!
- Verifique as informações do W-9. Antes de enviar um 1099-MISC, certifique-se de verificar se as informações fornecidas a você são precisas, pois há penalidades por enviar com um nome ou número de identificação fiscal incorreto. Seu contador deve ser capaz de ajudar com isso. Você também pode verificá-lo diretamente através da Receita Federal ou através de vários serviços de terceiros.
- As informações fiscais do seu negócio. Isso deve ser bastante simples. Você precisará do nome do seu negócio, endereço, número de telefone e número de identificação fiscal federal.
- Valores totais pagos. Você deve totalizar todos os pagamentos aos seus fornecedores baseados nos EUA durante o ano. Este pode ser um processo tedioso para muitos proprietários de lojas, especialmente se você tiver muitos fornecedores. Felizmente, existe um plugin chamado WP1099 que se conectará à sua loja e fornecerá uma exportação de todas as informações de pagamento de que você precisará para o ano.
Prazos de envio
Se você estiver apenas reportando pagamentos de royalties a um fornecedor, o prazo é 28 de fevereiro de 2018 se for arquivamento em papel. Ou 2 de abril de 2018 se for arquivamento eletrônico. Certos outros tipos de pagamentos podem exigir que o 1099-MISC seja arquivado até 31 de janeiro de 2018.
Além disso, seus fornecedores devem receber suas cópias do 1099-MISC até 31 de janeiro de 2018. Isso é para fornecer a eles tempo suficiente para declarar seus próprios impostos de renda, que vencem em abril.
Não apresentar dentro do prazo pode resultar em multas financeiras bastante significativas da IRS.
Arquivamento em papel versus arquivamento eletrônico
Arquivamento em papel
Você deve estar arquivando menos de 250 formulários para ser elegível para arquivamento em papel, portanto, para volumes maiores, o arquivamento em papel não é uma opção. Para arquivar em papel, você deve solicitar cópias especiais do formulário 1099-MISC da IRS. Quando você arquiva em papel, a IRS exige uma versão especial em papel que você só pode obter através deles. Isso é para que o sistema de digitalização deles possa ler o formulário corretamente. Ele também usa papel fino de cópia carbono, então sua impressora a laser ou jato de tinta típica rasgará o papel durante a impressão. Arquivar uma versão em papel requer uma máquina de escrever antiga ou uma impressora especial.
A IRS também exige um formulário de resumo da IRS 1096 adicional a ser arquivado para quem arquiva em papel.
Arquivamento eletrônico
O arquivamento eletrônico (e-filing) tem muitos benefícios em relação ao arquivamento em papel.
Para começar, o formulário de resumo da IRS 1096 não é necessário para o e-filing, pois o resumo é feito para você quando você carrega seu e-file. Um formulário a menos com que se preocupar!
Você pode carregar um arquivo em massa que contém todas as informações do 1099-MISC, em vez de preparar cada formulário individualmente, o que economizará tempo de processamento. Você também recebe uma confirmação quando o formulário foi recebido e processado.
Além disso, a maioria dos estados participa do que é chamado de Programa de Arquivamento Federal/Estadual Combinado. Isso significa que, quando você carrega seu e-file 1099-MISC para a IRS, eles o arquivarão automaticamente com a agência tributária do seu estado. Verifique para ter certeza de que seu estado participa deste programa. Se não, você ainda pode precisar arquivar com eles separadamente.
Envio de 1099-MISC para fornecedores
Você pode optar por enviar uma versão PDF eletrônica do 1099-MISC para seus fornecedores, ou enviar uma cópia em papel para eles. Muitas empresas preferem enviar uma cópia em papel para os fornecedores para evitar que a versão eletrônica seja capturada por um filtro de spam.
Se você optar por enviar uma versão eletrônica, seus fornecedores devem ser capazes de dar seu consentimento para receber a versão eletrônica. Se eles optarem por não receber a versão eletrônica, eles ainda devem ser capazes de receber uma cópia em papel.
Considerações adicionais
Como em qualquer conselho fiscal que você lê online, eu não poderia cobrir todas as situações fiscais. Consequentemente, você vai querer verificar com um contador local para ver se há algo mais que você precise considerar.
Os prazos de declaração e os formulários exigidos podem variar de estado para estado. Seu contador poderá ajudar a determinar o que e quando você precisa declarar.
Seu contador também poderá ajudá-lo a preencher os formulários 1099-MISC e verificar se todas as informações fornecidas por seus fornecedores estão corretas.
Próximos passos?
A época do imposto chegou. Aqui está uma lista de coisas a fazer para garantir que você esteja preparado.
- Certifique-se de obter um formulário W-9 preenchido de todos os fornecedores baseados nos EUA. Se você é uma empresa dos EUA com fornecedores estrangeiros, eles precisarão preencher um W-8BEN em vez disso. O IRS pode auditar essas informações, portanto, certifique-se de mantê-las arquivadas.
- Identifique quais fornecedores receberam $10 ou mais durante o ano. WP1099 é um plugin do WordPress que pode fazer esse cálculo para você em apenas alguns cliques, exportando todos os fornecedores e o valor total pago durante o ano em um formato amigável para e-file.
- Declare seu 1099-MISC ao IRS, à sua agência tributária estadual (se exigido) e aos seus fornecedores. Por uma pequena taxa, um contador local pode preencher os formulários 1099-MISC para você. Um bom contador verificará tudo para você, o que lhe dará tranquilidade. Você também pode usar vários provedores de e-file de terceiros ou declarar diretamente com o IRS.
A época do imposto não precisa ser estressante. Se você se sentir despreparado, use estas dicas para voltar aos trilhos. Você se agradecerá no próximo ano nesta época também!
