¿Qué son las políticas del sitio web?

Las empresas proporcionan políticas en su sitio web para limitar su responsabilidad, cumplir con las leyes aplicables y ayudar a sus prospectos y clientes a comprender las reglas para usar su sitio web.

Una Política de Privacidad proporciona divulgaciones específicas requeridas por las leyes de privacidad que se aplican a un negocio que recopila información personal (por ejemplo, nombres, direcciones de correo electrónico, etc.). Una Política de Privacidad ayuda a explicar a los visitantes del sitio web la información que recopila, por qué la recopila y con quién la comparte (por ejemplo, herramientas de marketing por correo electrónico de terceros, CRM, etc.), y más. 

Un Términos de Servicio, también conocido como Términos y Condiciones o una declaración de Términos de Uso, establece las reglas para usar sitios web. Esta declaración proporciona información sobre envíos, cancelaciones, reembolsos, garantías y más. Se requiere un acuerdo de Términos de Servicio para que los sitios web de comercio electrónico funcionen con compañías de transacciones de tarjetas de crédito de terceros. 

Un Aviso Legal de sitio web existe para que los propietarios del sitio web renuncien abiertamente a cualquier declaración en su sitio web que pueda ser malinterpretada. Los Avisos Legales son valiosos si vende productos para la salud en su sitio web, brinda asesoramiento sobre salud, participa en programas de afiliados o proporciona información que podría interpretarse como asesoramiento legal. ¿Recuerda los comerciales de medicamentos recetados (es decir, 'Consulte a su médico sobre ______') donde al final hablan muy rápido y hacen una serie de declaraciones (por ejemplo, 'algunos pacientes experimentaron náuseas, etc.')? Ese es un ejemplo de un Aviso Legal, que puede ser valioso (o incluso requerido) dependiendo de lo que ofrezca en línea.

¿Qué políticas de sitio web necesito para mi tienda de productos digitales?

Ahora que conocemos la diferencia entre una Política de Privacidad, una declaración de Términos de Uso y un Aviso Legal, explicaremos qué políticas se necesitan para los sitios web que venden productos digitales.

Requisitos generales

En general, todo sitio web de comercio electrónico de productos digitales necesita como mínimo una Política de Privacidad para cumplir con las leyes de privacidad internacionales y un acuerdo de Términos de Servicio para establecer las reglas de uso del sitio web. 

Cumplimiento de las leyes internacionales de privacidad

La belleza de ofrecer productos y servicios digitales es la capacidad de proporcionarlos a cualquier persona, independientemente de su ubicación. La consecuencia de vender productos y servicios digitales es que es posible que deba cumplir con las leyes de privacidad que protegen los datos de sus clientes. Por ejemplo, suponga que ofrece bienes o servicios a residentes de la Unión Europea. En ese caso, debe cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) y proporcionar divulgaciones específicas dentro de su Política de Privacidad. Si tiene clientes en todos los Estados Unidos, es posible que deba cumplir con las leyes de privacidad en California (CalOPPA, CCPA), Nevada (Nevada Revised Statutes Chapter 603A) y Delaware (DOPPA).

Es fundamental que los propietarios de sitios web entiendan esto: las leyes de privacidad son creadas por legisladores que desean proteger los datos de sus residentes y no les importa dónde se encuentre su negocio. Si recopila información personal de residentes de estados o países específicos, es posible que deba cumplir con sus leyes de privacidad, independientemente de su ubicación. Dado que las tiendas de comercio electrónico que venden productos digitales recopilan información personal, primero debe identificar con qué ley(es) de privacidad deben cumplir y agregar las divulgaciones requeridas dentro de la Política de Privacidad de su sitio web.

Mantén las Políticas de Privacidad actualizadas con las nuevas leyes de privacidad

Además de necesitar proporcionar una Política de Privacidad que incluya las divulgaciones requeridas por múltiples leyes de privacidad existentes, los propietarios de sitios web de comercio electrónico también necesitan una estrategia para mantener actualizada su Política de Privacidad a medida que las leyes se modifican y entran en vigor nuevas leyes de privacidad. En los Estados Unidos, por ejemplo, actualmente existen más de dos docenas de proyectos de ley de privacidad que se han propuesto. Si y cuando cada uno de estos proyectos de ley se apruebe, es posible que deba actualizar su Política de Privacidad con nuevas divulgaciones requeridas por estas nuevas leyes de privacidad. Al final de este artículo, compartimos formas de desarrollar una estrategia para mantener actualizada su Política de Privacidad.

Se requieren acuerdos de Términos de Servicio para sitios web de comercio electrónico

Para trabajar con una empresa de procesamiento de tarjetas de crédito que cumpla con las normas PCI, los propietarios de sitios web generalmente primero deben incluir un Aviso Legal en su sitio web que ayude a explicar cancelaciones, reembolsos y más. Puede encontrar este requisito en los Términos de Servicio de la empresa de procesamiento de tarjetas de crédito que planea utilizar para su tienda. 

Lo que vendes importa, incluso si es digital.

Es posible que se requieran (o se recomienden) divulgaciones adicionales si vende ciertos productos o servicios digitales. A continuación, encontrará productos digitales comunes a la venta y cosas que debe tener en cuenta con respecto a las políticas de su sitio web.

Venta de clips de audio

Si vende clips de audio, querrá mostrar una Política de Privacidad y un Aviso Legal que proporcionen los requisitos generales mencionados anteriormente. También querrá asegurarse de mostrar un aviso de la DMCA dentro de su acuerdo de Aviso Legal, que ayuda a los usuarios a saber cómo contactarlo si encuentran personas que infringen su propiedad intelectual (o viceversa). Sus clips de audio son valiosos y es importante que las personas no los usen sin pagarle. Ofrezca un Aviso Legal que informe a los usuarios cómo pueden (y NO pueden) usar sus clips de audio al comprar en su sitio web.

Venta de cursos

Si vende cursos, querrá mostrar una Política de Privacidad y un Aviso Legal que proporcionen los requisitos generales mencionados anteriormente. 

¿No sería desafortunado encontrar a un cliente que compra un curso y luego comparte tu arduo trabajo de forma gratuita en línea para que cualquiera lo tome? Esto podría tener graves impactos financieros negativos en tu negocio si tus potenciales clientes acceden a tus cursos de forma gratuita. Querrás asegurarte de mostrar un aviso de DMCA dentro de tu acuerdo de Términos de Servicio, lo que ayuda a los usuarios a saber cómo contactarte si encuentran personas que infringen tu propiedad intelectual (o viceversa). Tus cursos son valiosos, y es importante que la gente no los use sin pagarte. Ofrece Términos de Servicio que informen a los usuarios cómo pueden (y NO pueden) usar tus cursos al comprar en tu sitio web.

Además, dependiendo del tipo de curso que vendas, es posible que desees agregar un Descargo de Responsabilidad a tu sitio web, limitando aún más tu responsabilidad como propietario del negocio. Los cursos que podrían considerarse como que brindan asesoramiento de salud, consejos de fitness o asesoramiento legal, por ejemplo, deben tener un Descargo de Responsabilidad que renuncie a cualquier cosa que pueda ser malinterpretada por el cliente.

Venta de software de escritorio

Si vendes software de escritorio, querrás mostrar una Política de Privacidad y Términos de Servicio que proporcionen los requisitos generales enumerados arriba. 

A menudo, el software de escritorio envía datos a su creador para ayudarlo a comprender cómo se utiliza el software. Esto permite al creador desarrollar funciones y funcionalidades adicionales que sus clientes pueden desear. Este tipo de datos puede definirse como información personal y querrás asegurarte de divulgar esto dentro de tu Política de Privacidad.

¿Te preocupa que la gente compre tu software y luego lo ofrezca gratis a terceros?  Asegúrate de agregar un aviso de DMCA a los Términos de Servicio de tu sitio web. Un aviso de DMCA ayudará a los usuarios a comprender cómo contactarte si encuentran a alguien que infringe tu propiedad intelectual.

Por último, es posible que desees considerar ofrecer un Acuerdo de Licencia de Usuario Final que explique a los usuarios las reglas de uso del software e incluya información esencial sobre la licencia, como si un usuario puede hacer una copia del software y entregar esa copia a otra persona. Esto es diferente de los Términos de Servicio de un sitio web, que explican las reglas para usar el sitio web.

Venta de documentos

Si vendes documentos, querrás mostrar una Política de Privacidad y Términos de Servicio que proporcionen los requisitos generales enumerados arriba. 

Dependiendo de los documentos que proporciones, es posible que desees proporcionar un aviso de DMCA, informando a los usuarios cómo contactarte si encuentran a alguien que infringe tu propiedad intelectual (es decir, compartir tus documentos públicamente de forma gratuita sin tener que pagarte). 

Si los documentos se compran, se completan y luego se te envían para cualquier motivo, es posible que debas hacer divulgaciones adicionales dentro de tu Política de Privacidad con respecto a cualquier información personal adicional que tu sitio web esté recopilando. 

Por último, puede ser necesario un Aviso legal si proporciona documentos que puedan interpretarse como asesoramiento legal, médico o consejos de ejercicio físico.  

Venta de libros electrónicos

Si vende libros electrónicos, querrá mostrar una Política de privacidad y Términos de servicio que proporcionen los requisitos generales enumerados anteriormente. 

Vender libros electrónicos reduce los costos para los clientes y proporciona acceso instantáneo a su trabajo. Escribir un libro requiere mucho tiempo y energía, y no sería bueno descubrir que un cliente ofrece su libro electrónico gratis a quien esté interesado. Esto puede tener un impacto negativo en las finanzas de su negocio. Es por eso que tener un aviso de la DMCA dentro de sus Términos de servicio puede ser beneficioso para su negocio. Un aviso de la DMCA indica a los usuarios cómo contactarlo si encuentran a alguien que está robando su propiedad intelectual. 

Dependiendo del tipo de libro electrónico que ofrezca, es posible que desee considerar agregar un Aviso legal a su sitio web. Un Aviso legal es valioso si ofrece algo dentro de su libro electrónico que podría considerarse como asesoramiento médico, consejos de ejercicio físico o asesoramiento legal. Al proporcionar un Aviso legal adecuado, puede ayudar a limitar aún más su responsabilidad con divulgaciones que lo eximen de ser responsable de que las personas malinterpreten su trabajo.

Venta de fotografías o videos

Si vende fotografías o videos, querrá mostrar una Política de privacidad y Términos de servicio que proporcionen los requisitos generales enumerados anteriormente. 

La fotografía y la videografía pueden capturar momentos en el tiempo que pueden ser atesorados por una gran audiencia.  Dicho esto, la fotografía y la videografía a menudo están sujetas a infracciones de derechos de autor, ya que los consumidores pueden pensar que cualquier imagen disponible en línea es de uso libre y se puede compartir como deseen. Si vende fotografías en línea, asegúrese de proporcionar un aviso de la DMCA dentro de sus Términos de servicio, lo que ayudará a explicar a los usuarios cómo pueden contactarlo si han encontrado a alguien que roba sus fotos y las usa como propias.

Además, sus Términos de servicio deben proporcionar un aviso de derechos de autor, que abarque desde el año en que lanzó inicialmente su sitio web hasta el año actual. Esto puede ayudar a transmitir el mensaje a sus prospectos y clientes de que todo dentro de su sitio web tiene derechos de autor desde la fecha en que se publicó, protegiendo aún más sus fotografías y videos.

Venta de plugins y temas de WordPress

Suponga que vende complementos y/o temas. En ese caso, querrá mostrar una Política de privacidad y Términos de servicio que proporcionen los requisitos generales enumerados anteriormente. 

Cuando se instalan y activan, los complementos y temas a menudo enviarán datos a su desarrollador con respecto a cómo los usuarios están utilizando sus herramientas y funciones. Este tipo de datos puede definirse como información personal según numerosas leyes de privacidad y puede requerir divulgaciones adicionales dentro de la Política de privacidad del sitio web. 

También querrá mostrar un aviso de DMCA que permita a los usuarios contactarlo si creen que alguien está infringiendo su propiedad intelectual. Por ejemplo, ofrecer su plugin de pago de forma gratuita o hacer un mal uso de su plugin o tema.

También se debe proporcionar un Acuerdo de Licencia de Usuario Final para explicar a los usuarios sus derechos al usar el software de su plugin/tema, además de ayudar a eliminar su responsabilidad cuando los clientes usan su plugin. Existen muchos acuerdos de licencia ampliamente reconocidos (GPL, MIT, PLR, creative commons, etc.) que también puede usar para proteger su negocio. WordPress, por ejemplo, usa la licencia GPL, que también es común para los autores de plugins y temas de WordPress. Independientemente del tipo de acuerdo que elija, no incluir un EULA en su software podría hacer que las personas usen mal su producto, lo compartan indebidamente con otros sin que usted reciba una compensación o, posiblemente, incluso que un usuario lo demande por algo fuera de su control.

Venta de servicios (incluidos servicios basados en la web)

Si vende servicios digitalmente, querrá mostrar una Política de Privacidad y Términos de Servicio que proporcionen los requisitos generales que se enumeran arriba. 

Dependiendo del tipo de servicios que proporcione, es posible que deba proporcionar divulgaciones adicionales dentro de su Política de Privacidad con respecto a cualquier información personal adicional que su sitio web recopile después de que un cliente realice una compra. Su Política de Privacidad también puede revelar otros tipos de información personal que recopila mientras realiza los servicios reales, como credenciales de inicio de sesión, información de clientes o suscriptores, y más. 

Si vende un servicio basado en suscripción, querrá hacer ciertas divulgaciones dentro de sus Términos de Servicio que ayuden a explicar a los usuarios cuándo se les cobrará, si ofrece pruebas gratuitas y cualquier otro detalle adicional que ayude a los compradores potenciales a comprender cómo funciona su suscripción.

Consecuencias potenciales de tener políticas de sitio web no conformes

Es importante dar un paso atrás y preguntarse: "¿Por qué molestarse con todo este asunto de las políticas?  Hablamos de un número cada vez mayor de leyes de privacidad que se introducen a nivel de país, estado o continente.  Esto se debe a que cada vez más personas exigen a sus gobiernos que les proporcionen derechos de privacidad. Algunas de estas leyes de privacidad recién creadas tienen multas severas, mientras que los proyectos de ley de privacidad propuestos quieren brindar a los consumidores la capacidad de demandar a las empresas por incumplimiento de la privacidad. 

A continuación, hablaremos sobre las tres razones principales por las que debe tomarse en serio las políticas del sitio web.

Multas, demandas

Todos oímos hablar de grandes empresas que reciben multas de los organismos rectores o demandas colectivas por incumplimiento de la privacidad.  "Facebook multado con $650 millones por incumplimiento de la privacidad". "Google multado con $2.5 mil millones por violar los derechos de privacidad de los niños". 

Cuando las noticias cubren estas grandes historias, casi parece que las pequeñas empresas no pueden tener problemas reales por violaciones de privacidad. Sin embargo, esta es una suposición incorrecta. Al observar el Rastreador de Cumplimiento del GDPR, por ejemplo, verá innumerables pequeñas empresas que han sido multadas por incumplimiento del GDPR. Y el número ha ido aumentando constantemente con el tiempo. 

Las multas por incumplimiento de las leyes de privacidad van desde $2,500 por infracción hasta €20,000,000 o más en total. En este caso, “por infracción” significa por visitante del sitio web cuyos derechos de privacidad infringiste. Por ejemplo, si tienes 100 visitantes del sitio web de California al mes y no tienes una Política de Privacidad que cumpla con las normativas, la multa se calcularía como $2,500 multiplicado por 100, lo que fácilmente puede sumar una multa considerable. 

Además de eso, Canadá ha propuesto una actualización de su ley de privacidad, PIPEDA, que permitirá a sus ciudadanos demandar a las empresas por incumplimiento. También vemos múltiples proyectos de ley de privacidad en los Estados Unidos que, de ser aprobados, permitirán a sus ciudadanos demandar a las empresas, independientemente de su tamaño o ubicación, por recopilar tan solo una dirección de correo electrónico en un formulario de contacto sin una Política de Privacidad que proporcione las divulgaciones requeridas por esa ley de privacidad respectiva. 

En otras palabras: el número de multas y demandas por incumplimiento de la privacidad está aumentando y puede que incluso comience a acelerarse si se siguen proponiendo y aprobando más proyectos de ley de privacidad. El cumplimiento de la privacidad se está convirtiendo en un gran asunto.

Confusión del cliente 

No hay un solo vendedor en este mundo que piense que ralentizar un proceso de ventas es una buena idea.  Ni uno solo.  En el proceso de ventas, quieres seguir avanzando en la conversación para que un cliente tome la decisión de si quiere realizar una compra.  

Y si un cliente no entiende tu política de cancelación o reembolso, tus garantías, o qué haces con la información después de recopilarla, entonces acudirá a las políticas de tu sitio web para obtener respuestas.  Y si ese cliente no puede encontrar la información que busca, puede ir a los motores de búsqueda para encontrar una empresa alternativa. 

Las políticas del sitio web brindan a tus clientes potenciales la capacidad de identificar exactamente qué esperar al realizar una compra (o al enviar sus datos personales) a través de tu sitio web. Esto mantiene el proceso en movimiento, permitiendo que estos prospectos lleguen a su decisión de compra más rápido (algo que todos podemos apreciar).

Pérdida de negocio

Según este estudio realizado por Axios, el 93% de los estadounidenses dijo que cambiaría a una empresa que priorice la privacidad de los datos. Además, el 91% de los estadounidenses dijo que preferiría comprar a empresas que siempre les garanticen el acceso a sus datos.

Perder negocios simplemente porque los clientes pueden sentirse incómodos con sus prácticas de privacidad es una tendencia emergente que estamos viendo y que se demuestra con esta estadística de estudio reciente que se enumera arriba. Mostrar políticas integrales es su oportunidad de demostrarles a sus clientes que se preocupa por su privacidad y que desea que tengan una experiencia transparente cada vez que realicen una compra en su sitio web. En pocas palabras, proporcionar políticas de sitio web es lo correcto. 

¿Cómo puedo obtener políticas de sitio web integrales?

Establecer políticas integrales para sus prospectos y clientes puede ayudarlo a cumplir con las leyes aplicables, así como a limitar su responsabilidad como propietario de un negocio. Pero es importante entender que no todas las políticas son iguales. A continuación, discutiremos formas de obtener políticas de sitio web integrales mientras evitamos métodos más riesgosos (no conformes).

¿Puedo copiar/pegar políticas de un competidor?

No. Copiar y pegar políticas de otro sitio web es una infracción de derechos de autor. Además de eso, cuando copia una política de su competidor, no tiene idea de si cumplen con todas las leyes de privacidad aplicables y han proporcionado todas las divulgaciones para ayudar a limitar su responsabilidad. Además, es posible que sus competidores no necesiten cumplir con todas las leyes de privacidad con las que usted necesita cumplir, lo que significa que aún podría terminar siendo multado o demandado. 

Por último, pero no menos importante, cuando copia las políticas del sitio web de un competidor, todavía no ha respondido a la pregunta de cómo se mantendrá actualizado cuando se aprueben nuevas leyes de privacidad que requieran nuevas divulgaciones dentro de su Política de privacidad.  

¿Puedo usar una plantilla gratuita en línea? 

No conocemos ninguna plantilla de políticas de sitio web que cumpla con todas las leyes de privacidad.  Recuerde, para generar una Política de privacidad integral para su negocio, primero debe identificar qué leyes de privacidad se aplican realmente a usted. Solo después de definir las leyes de privacidad que se aplican a usted, puede identificar las divulgaciones requeridas. Buscar una plantilla gratuita en línea responde a la pregunta '¿cómo obtengo políticas de sitio web?', pero no responde a la pregunta '¿cómo evito el incumplimiento de la privacidad y sus sanciones asociadas?'.

Incluso si encontrara plantillas para las políticas de su sitio web que fueran integrales y de alguna manera se alinearan con todas las leyes de privacidad con las que necesitaba cumplir, todavía no responde a la pregunta de cómo mantendrá sus políticas actualizadas cuando las leyes de privacidad cambien o cuando entren en vigor nuevas.  

Opción n.º 1: Abogados de privacidad y contratos internacionales

La mejor opción para obtener políticas de sitio web integrales es trabajar con un abogado de privacidad para su Política de privacidad y un abogado de contratos internacionales para sus Términos de servicio.  

Para abogados de privacidad, intente visitar el sitio web de IAPP.org y comuníquese con algunos de sus miembros abogados para encontrar uno que sea adecuado para usted. Asegúrese de que discutan los precios no solo para la redacción de su Política de privacidad, sino que también les pida que expliquen sus procesos y las tarifas asociadas para monitorear las leyes de privacidad y mantener actualizada la Política de privacidad de su sitio web.

Para abogados de contratos internacionales, asegúrate de preguntar cómo gestionan los derechos de privacidad del consumidor no solo en su estado o país, sino también a nivel internacional.  Los consumidores tienen diferentes niveles de protección, por lo que querrás asegurarte de que cumples con esas leyes respectivas al vender tus bienes o servicios digitales en línea.

Dicho todo esto, hay muchas pequeñas empresas que no tienen los fondos para pagar abogados de privacidad y abogados de contratos internacionales para mantener actualizadas las políticas de su sitio web.  Como alternativa, muchas pequeñas empresas recurren a herramientas en línea que pueden ayudar en el proceso de generación de políticas del sitio web. Hablamos de esto en la siguiente sección.

Opción n.º 2: Generadores de políticas de sitio web

Si contratar a un abogado para redactar tus políticas y mantenerlas actualizadas está fuera de tu presupuesto, es posible que desees considerar la selección de una herramienta generadora de políticas de sitio web de confianza para que te ayude con esto. 

Los mejores generadores de políticas de sitio web son aquellos que te ayudan a identificar primero qué leyes de privacidad y derechos del consumidor pueden aplicarse a tu negocio. Solo entonces la herramienta debería ayudarte a generar tus políticas a través de un cuestionario específico para esas leyes aplicables. Al buscar un generador de políticas de privacidad, también debes considerar quién cofundó las empresas. ¿Hay algún abogado de privacidad y contratos internacionales que haya ayudado a crear el generador y a mantenerlo actualizado con el tiempo? Además, asegúrate de seleccionar un generador que explique cómo monitorean las leyes de privacidad existentes y propuestas y si ofrecen una función de actualizaciones automáticas. Preguntas como estas te ayudarán a determinar un generador de políticas de sitio web de confianza para tu negocio.

La desventaja de usar un generador de políticas de sitio web es que es simplemente una herramienta, no un proveedor de servicios legales. Muchos propietarios de pequeñas empresas todavía eligen la ruta del generador y simplemente se aseguran de que el generador en sí esté diseñado pensando en la exhaustividad y sea operado por personas con experiencia legal.

La ventaja de un generador de políticas de sitio web es el ahorro de costos, que es una fracción del costo de contratar a un abogado de privacidad y contratos para mantener constantemente actualizadas tus políticas.  Termageddon, por ejemplo, es un generador de políticas de sitio web que cuesta $99/año sin tarifas ocultas y fue cofundado por un abogado de privacidad y contratos que incluso ha ayudado a los legisladores a redactar leyes de privacidad en nombre de la American Bar Association. 

Conclusión

Al vender bienes o servicios digitales, necesitas proporcionar políticas de sitio web para cumplir con las leyes internacionales de privacidad respectivas, establecer las reglas para el uso de tu sitio web y limitar tu responsabilidad como propietario de un negocio. También necesitas asegurarte de tener una estrategia para mantener tus políticas actualizadas cuando cambien las leyes (o se introduzcan nuevas) y cuando cambien las prácticas de tu negocio.  

Las políticas del sitio web pueden no ser la parte más emocionante al lanzar y administrar una tienda de comercio electrónico, pero demuestran a sus prospectos y clientes que usted se preocupa por sus datos y desea garantizarles un proceso de compra lo más fluido posible. Póngase en contacto con un abogado o utilice un generador de políticas de privacidad como Termageddon para crear políticas completas para su sitio web; ¡sus futuros clientes lo agradecerán!