¿Qué son las políticas del sitio web?

Las empresas proporcionan políticas en su sitio web para limitar su responsabilidad, cumplir con las leyes aplicables y ayudar a sus clientes potenciales y actuales a comprender las reglas de uso de su sitio web.

Una Política de Privacidad proporciona divulgaciones específicas requeridas por las leyes de privacidad que se aplican a un negocio que recopila información personal (por ejemplo, nombres, direcciones de correo electrónico, etc.). Una Política de Privacidad ayuda a explicar a los visitantes del sitio web qué información recopila, por qué la recopila y con quién la comparte (por ejemplo, herramientas de marketing por correo electrónico de terceros, CRM, etc.), y más. 

Un Términos de Servicio, también conocido como Términos y Condiciones o declaración de Uso, establece las reglas para usar los sitios web. Esta declaración proporciona información sobre envíos, cancelaciones, reembolsos, garantías y más. Se requiere un acuerdo de Términos de Servicio para que los sitios web de comercio electrónico funcionen con empresas de transacciones de tarjetas de crédito de terceros. 

Un descargo de responsabilidad existe para que los propietarios de sitios web nieguen abiertamente cualquier declaración en su sitio web que pueda ser malinterpretada. Los descargos de responsabilidad son valiosos si vende productos de salud en su sitio web, brinda asesoramiento de salud, participa en programas de afiliados o proporciona información que podría interpretarse como asesoramiento legal. ¿Recuerda los comerciales de medicamentos recetados (es decir, 'Pregúntele a su médico sobre ______') donde al final hablan muy rápido y hacen un montón de declaraciones (por ejemplo, 'algunos pacientes experimentaron náuseas, etc.')? Ese es un ejemplo de un descargo de responsabilidad, que puede ser valioso (o incluso requerido) dependiendo de lo que ofrezca en línea.

¿Qué políticas de sitio web necesito para mi tienda de productos digitales?

Ahora que conocemos la diferencia entre una Política de privacidad, un aviso de Términos de uso y un Descargo de responsabilidad, explicaremos qué políticas se necesitan para los sitios web que venden productos digitales.

Requisitos generales

En general, todo sitio web de comercio electrónico de productos digitales necesita como mínimo una Política de privacidad para cumplir con las leyes de privacidad internacionales y un acuerdo de Términos de servicio para establecer las reglas de uso del sitio web. 

Cumplimiento de las leyes internacionales de privacidad

La belleza de ofrecer productos y servicios digitales es la capacidad de proporcionarlos a cualquier persona, independientemente de su ubicación. La consecuencia de vender productos y servicios digitales es que es posible que deba cumplir con las leyes de privacidad que protegen los datos de sus clientes. Por ejemplo, suponga que ofrece bienes o servicios a residentes de la Unión Europea. En ese caso, debe cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y proporcionar divulgaciones específicas dentro de su Política de privacidad. Si tiene clientes en todos los Estados Unidos, es posible que deba cumplir con las leyes de privacidad en California (CalOPPA, CCPA), Nevada (Estatutos revisados de Nevada, capítulo 603A) y Delaware (DOPPA).

Es fundamental que los propietarios de sitios web entiendan esto: las leyes de privacidad son creadas por legisladores que desean proteger los datos de sus residentes y no les importa dónde se encuentra su negocio. Si recopila información personal de residentes de estados o países específicos, es posible que deba cumplir con sus leyes de privacidad, independientemente de dónde se encuentre. Dado que las tiendas de comercio electrónico que venden productos digitales recopilan información personal, primero debe identificar con qué ley(es) de privacidad necesita cumplir y agregar las divulgaciones requeridas dentro de la Política de privacidad de su sitio web.

Mantenga las Políticas de Privacidad actualizadas con las nuevas leyes de privacidad

Además de necesitar proporcionar una Política de privacidad que incluya las divulgaciones requeridas por múltiples leyes de privacidad existentes, los propietarios de sitios web de comercio electrónico también necesitan una estrategia para mantener actualizada su Política de privacidad a medida que las leyes se modifican y entran en vigor nuevas leyes de privacidad. En los Estados Unidos, por ejemplo, actualmente existen más de dos docenas de proyectos de ley de privacidad que se han propuesto. Si cada uno de estos proyectos de ley se aprueba, es posible que deba actualizar su Política de privacidad con nuevas divulgaciones requeridas por estas nuevas leyes de privacidad. Al final de este artículo, compartimos formas de desarrollar una estrategia para mantener actualizada su Política de privacidad.

Se requieren acuerdos de Términos de Servicio para sitios web de comercio electrónico

Para trabajar con una empresa de procesamiento de tarjetas de crédito que cumpla con las normas PCI, los propietarios de sitios web suelen necesitar incluir primero en su sitio web un apartado de Términos de Servicio que ayude a explicar las cancelaciones, los reembolsos y más. Puede encontrar este requisito en los Términos de Servicio de la empresa de procesamiento de tarjetas de crédito que planea utilizar para su tienda. 

Lo que vendes importa, incluso si es digital.

Pueden ser necesarias (o recomendables) divulgaciones adicionales si vende ciertos productos o servicios digitales. A continuación, encontrará productos digitales comunes a la venta y aspectos que debe tener en cuenta con respecto a las políticas de su sitio web.

Venta de clips de audio

Si vende clips de audio, querrá mostrar una Política de privacidad y Términos de servicio que proporcionen los requisitos generales que se enumeran arriba. También querrá asegurarse de mostrar un aviso de DMCA dentro de su acuerdo de Términos de servicio, que ayuda a los usuarios a saber cómo contactarle si encuentran personas que infringen su propiedad intelectual (o viceversa). Sus clips de audio son valiosos, y es importante que la gente no los use sin pagarle. Ofrezca unos Términos de servicio que indiquen a los usuarios cómo pueden (y NO pueden) usar sus clips de audio al comprar en su sitio web.

Venta de cursos

Si vende cursos, querrá mostrar una Política de privacidad y Términos de servicio que proporcionen los requisitos generales que se enumeran arriba. 

¿No sería desafortunado encontrar un cliente que compre un curso y luego comparta su arduo trabajo de forma gratuita en línea para que cualquiera lo tome? Esto podría tener graves impactos financieros negativos en su negocio si sus potenciales clientes acceden a sus cursos de forma gratuita. Querrá asegurarse de mostrar un aviso de DMCA dentro de su acuerdo de Términos de servicio, que ayuda a los usuarios a saber cómo contactarle si encuentran personas que infringen su propiedad intelectual (o viceversa). Sus cursos son valiosos, y es importante que la gente no los use sin pagarle. Ofrezca unos Términos de servicio que indiquen a los usuarios cómo pueden (y NO pueden) usar sus cursos al comprar en su sitio web.

Además, dependiendo del tipo de curso que esté vendiendo, es posible que desee agregar un descargo de responsabilidad a su sitio web, lo que limita aún más su responsabilidad como propietario del negocio. Los cursos que podrían considerarse como que brindan asesoramiento sobre salud, consejos de fitness o asesoramiento legal, por ejemplo, deberían tener un descargo de responsabilidad que renuncie a cualquier cosa que pueda ser malinterpretada por el cliente.

Venta de software de escritorio

Si vende software de escritorio, querrá mostrar una Política de privacidad y Términos de servicio que proporcionen los requisitos generales que se enumeran arriba. 

A menudo, el software de escritorio envía datos a su creador para ayudarle a comprender cómo se utiliza el software. Esto permite al creador desarrollar funciones y funcionalidades adicionales que sus clientes pueden desear. Este tipo de datos puede definirse como información personal y querrá asegurarse de divulgar esto en su Política de privacidad.

Preocupado por que la gente compre su software y luego lo ofrezca gratis a terceros?  Asegúrese de agregar un aviso de DMCA a los Términos de servicio de su sitio web. Un aviso de DMCA ayudará a los usuarios a comprender cómo contactarlo si encuentran a alguien que infrinja su propiedad intelectual.

Por último, es posible que desee considerar la posibilidad de ofrecer un Acuerdo de Licencia de Usuario Final que explique a los usuarios las reglas de uso del software e incluya información esencial sobre la licencia, como si un usuario puede hacer una copia del software y entregar esa copia a otra persona. Esto es diferente de los Términos de servicio de un sitio web, que explican las reglas para usar el sitio web.

Venta de documentos

Si vende documentos, querrá mostrar una Política de privacidad y Términos de servicio que proporcionen los requisitos generales enumerados anteriormente. 

Dependiendo de los documentos que proporcione, es posible que desee proporcionar un aviso de DMCA, informando a los usuarios cómo contactarlo si encuentran a alguien que infrinja su propiedad intelectual (es decir, compartir sus documentos públicamente de forma gratuita sin tener que pagarle). 

Si los documentos se compran, se completan y luego se le envían por cualquier motivo, es posible que deba realizar divulgaciones adicionales dentro de su Política de privacidad con respecto a cualquier información personal adicional que su sitio web esté recopilando. 

Por último, puede ser necesario un Descargo de responsabilidad si proporciona documentos que podrían interpretarse como asesoramiento legal, médico o consejos de salud.  

Venta de libros electrónicos

Si vende libros electrónicos, querrá mostrar una Política de privacidad y Términos de servicio que proporcionen los requisitos generales enumerados anteriormente. 

La venta de libros electrónicos reduce los costos para los clientes y proporciona acceso instantáneo a su trabajo. Escribir un libro requiere mucho tiempo y energía, y no sería bueno descubrir que un cliente está ofreciendo su libro electrónico gratis a cualquiera que esté interesado. Esto puede tener un impacto negativo en las finanzas de su negocio. Es por eso que tener un aviso de DMCA dentro de sus Términos de servicio puede ser beneficioso para su negocio. Un aviso de DMCA indica a los usuarios cómo contactarlo si encuentran a alguien que está robando su propiedad intelectual. 

Dependiendo del tipo de libro electrónico que ofrezca, es posible que desee considerar agregar un Descargo de responsabilidad a su sitio web. Un Descargo de responsabilidad es valioso si ofrece algo dentro de su libro electrónico que podría considerarse como asesoramiento médico, consejos de salud o asesoramiento legal. Al proporcionar un Descargo de responsabilidad adecuado, puede ayudar a limitar aún más su responsabilidad con divulgaciones que lo ayuden a liberarlo de ser responsable de que las personas malinterpreten su trabajo.

Venta de fotografías o vídeos

Si vende fotografías o videos, querrá mostrar una Política de privacidad y Términos de servicio que proporcionen los requisitos generales enumerados anteriormente. 

La fotografía y la videografía pueden capturar momentos en el tiempo que pueden ser atesorados por una gran audiencia.  Dicho esto, la fotografía y la videografía a menudo están sujetas a infracciones de derechos de autor, ya que los consumidores pueden pensar que cualquier imagen disponible en línea es de uso libre y se puede compartir como deseen. Si vende fotografías en línea, asegúrese de proporcionar un aviso de la DMCA dentro de sus Términos de Servicio, ayudando a explicar a los usuarios cómo pueden contactarle si han encontrado a alguien robando sus fotos y usándolas como propias.

Adicionalmente, sus Términos de Servicio deben incluir un aviso de derechos de autor, que abarque desde el año en que lanzó inicialmente su sitio web hasta el año actual. Esto puede ayudar a transmitir el mensaje a sus prospectos y clientes de que todo lo que está dentro de su sitio web está protegido por derechos de autor desde la fecha en que se publicó, protegiendo aún más sus fotografías y videos.

Venta de plugins y temas de WordPress

Suponga que vende plugins y/o temas. En ese caso, querrá mostrar una Política de Privacidad y Términos de Servicio que proporcionen los requisitos generales que se enumeran arriba. 

Cuando se instalan y activan, los plugins y temas a menudo enviarán datos a su desarrollador con respecto a cómo los usuarios están utilizando sus herramientas y funciones. Este tipo de datos puede definirse como información personal según numerosas leyes de privacidad y puede requerir divulgaciones adicionales dentro de la Política de Privacidad del sitio web. 

También querrá mostrar un aviso de DMCA que permita a los usuarios contactarlo si creen que alguien está infringiendo su propiedad intelectual. Por ejemplo, ofrecer su plugin de pago de forma gratuita o hacer un uso indebido de su plugin o tema.

También se debe proporcionar un Acuerdo de Licencia de Usuario Final para explicar a los usuarios sus derechos al usar el software de su plugin/tema, así como para ayudar a eliminar su responsabilidad cuando los clientes usan su plugin. Existen muchos acuerdos de licencia ampliamente reconocidos (GPL, MIT, PLR, creative commons, etc.) que también puede utilizar para proteger su negocio. WordPress, por ejemplo, utiliza la licencia GPL, que también es común para los autores de plugins y temas de WordPress. Independientemente del tipo de acuerdo que elija, no incluir un EULA en su software podría hacer que las personas usen mal su producto, lo compartan incorrectamente con otros sin que usted sea compensado o, posiblemente, incluso que sea demandado por un usuario por algo fuera de su control.

Venta de servicios (incluidos servicios basados en la web)

Si vende servicios digitalmente, querrá mostrar una Política de Privacidad y Términos de Servicio que proporcionen los requisitos generales que se enumeran arriba. 

Dependiendo del tipo de servicios que proporcione, puede que necesite hacer divulgaciones adicionales dentro de su Política de Privacidad con respecto a cualquier información personal adicional que su sitio web recopile después de que un cliente realice una compra. Su Política de Privacidad también puede revelar otros tipos de información personal que recopila mientras realiza los servicios reales, como credenciales de inicio de sesión, información del cliente o suscriptor, y más. 

Si vende un servicio basado en suscripción, querrá hacer ciertas divulgaciones dentro de sus Términos de Servicio que ayuden a explicar a los usuarios cuándo se les cobrará, si ofrece pruebas gratuitas y cualquier otro detalle adicional que ayude a los compradores potenciales a comprender cómo funciona su suscripción.

Consecuencias potenciales de tener políticas de sitio web no conformes

Es importante dar un paso atrás y preguntarse: “¿Para qué molestarse con todo este tema de las políticas?”.  Hemos hablado de un número cada vez mayor de leyes de privacidad que se introducen por país, estado o continente.  Esto se debe a que cada vez más personas exigen a sus gobiernos que les proporcionen derechos de privacidad. Algunas de estas leyes de privacidad recién creadas tienen multas cuantiosas, mientras que los proyectos de ley de privacidad propuestos pretenden otorgar a los consumidores la capacidad de demandar a las empresas por incumplimiento de la privacidad. 

A continuación, hablaremos de las tres razones principales por las que deberías tomar en serio las políticas de tu sitio web.

Multas, demandas

Todos oímos hablar de grandes empresas multadas por organismos reguladores o demandas colectivas por incumplimiento de la privacidad.  “Facebook, multado con 650 millones de dólares por incumplimiento de la privacidad”. “Google, multado con 2.500 millones de dólares por violar los derechos de privacidad de los niños”. 

Cuando las noticias cubren estas grandes historias, casi parece que las pequeñas empresas no pueden meterse en problemas reales por violaciones de privacidad. Sin embargo, esta es una suposición incorrecta. Al observar el Rastreador de Cumplimiento del RGPD, por ejemplo, verá innumerables pequeñas empresas que han sido multadas por incumplimiento del RGPD. Y el número ha ido aumentando constantemente con el tiempo. 

Las multas por incumplimiento de las leyes de privacidad oscilan entre 2.500 $ por infracción y 20.000.000 € o más en total. En este caso, “por infracción” significa por cada visitante del sitio web cuyos derechos de privacidad haya infringido. Por ejemplo, si tiene 100 visitantes del sitio web de California al mes y no tiene una Política de Privacidad conforme, la multa se calcularía como 2.500 $ multiplicados por 100, lo que puede sumar fácilmente una gran multa. 

Además, Canadá ha propuesto una actualización de su ley de privacidad, PIPEDA, que permitirá a sus ciudadanos demandar a las empresas por incumplimiento. También vemos varios proyectos de ley de privacidad en Estados Unidos que, de ser aprobados, permitirán a sus ciudadanos demandar a las empresas, independientemente de su tamaño o ubicación, por recopilar incluso una dirección de correo electrónico en un formulario de contacto sin una Política de Privacidad que proporcione las divulgaciones requeridas por esa ley de privacidad respectiva. 

En otras palabras: el número de multas y demandas por incumplimiento de la privacidad está aumentando y puede que incluso empiece a acelerarse si se siguen proponiendo y aprobando más proyectos de ley de privacidad. El cumplimiento de la privacidad se está convirtiendo en un gran problema.

Confusión del cliente 

No hay un solo vendedor en este mundo al que le parezca buena idea ralentizar un proceso de ventas. Ni uno solo. En el proceso de ventas, quieres seguir avanzando en la conversación para que un cliente tome la decisión de si quiere realizar una compra.

Y si un cliente no entiende tu política de cancelación o reembolso, tus garantías, o qué haces con la información después de recopilarla, entonces acudirá a las políticas de tu sitio web para obtener respuestas. Y si ese cliente no puede encontrar la información que busca, puede ir a los motores de búsqueda para encontrar una empresa alternativa.

Las políticas del sitio web dan a tus clientes potenciales la capacidad de identificar exactamente qué esperar al realizar una compra (o al enviar sus datos personales) a través de tu sitio web. Esto mantiene el proceso en movimiento, permitiendo a estos prospectos llegar a su decisión de compra más rápido (algo que todos podemos apreciar).

Pérdida de negocio

Según este estudio realizado por Axios, el 93% de los estadounidenses dijo que cambiaría a una empresa que prioriza la privacidad de los datos. Además, el 91% de los estadounidenses dijo que preferiría comprar a empresas que siempre les garantizan el acceso a sus datos.

Perder negocio simplemente porque los clientes pueden sentirse incómodos con tus prácticas de privacidad es una tendencia emergente que estamos viendo y que se demuestra con esta reciente estadística de estudio mencionada anteriormente. Mostrar políticas completas es tu oportunidad de demostrar a tus clientes que te preocupas por su privacidad y que quieres que tengan una experiencia transparente al realizar una compra en tu sitio web. En pocas palabras, proporcionar políticas de sitio web es lo correcto. 

¿Cómo puedo obtener políticas de sitio web completas?

Establecer políticas completas para tus prospectos y clientes puede ayudarte a cumplir con las leyes aplicables, así como a limitar tu responsabilidad como propietario de un negocio. Pero es importante entender que no todas las políticas son iguales. A continuación, discutiremos formas de obtener políticas de sitio web completas, evitando métodos más arriesgados (no conformes).

¿Puedo copiar/pegar políticas de un competidor?

No. Copiar y pegar políticas de otro sitio web es una infracción de derechos de autor. Además, cuando copias una política de tu competidor, no tienes idea de si están cumpliendo con todas las leyes de privacidad aplicables y han proporcionado todas las divulgaciones para ayudar a limitar tu responsabilidad. Además, tus competidores pueden no necesitar cumplir con todas las leyes de privacidad con las que tú necesitas cumplir, lo que significa que aún podrías terminar siendo multado o demandado. 

Por último, pero no menos importante, cuando copias políticas de sitio web de un competidor, todavía no has respondido a la pregunta de cómo te mantendrás al día cuando pasen nuevas leyes de privacidad que requieran nuevas divulgaciones dentro de tu Política de Privacidad.  

¿Puedo usar una plantilla gratuita en línea? 

Desconocemos una plantilla única de políticas de sitios web que cumpla con todas las leyes de privacidad. Recuerde que, para generar una Política de Privacidad completa para su negocio, primero debe identificar qué leyes de privacidad se aplican realmente a usted. Solo después de definir las leyes de privacidad que se aplican a usted podrá identificar las divulgaciones requeridas. Buscar una plantilla gratuita en línea responde a la pregunta '¿cómo obtengo políticas para mi sitio web?', pero no responde a la pregunta '¿cómo evito el incumplimiento de la privacidad y sus sanciones asociadas?'.

Incluso si encontrara plantillas para las políticas de su sitio web que fueran completas y de alguna manera estuvieran alineadas con todas las leyes de privacidad con las que necesitaba cumplir, todavía no responde a la pregunta de cómo mantendrá sus políticas actualizadas cuando las leyes de privacidad cambien o cuando entren en vigor nuevas.  

Opción n.º 1: Abogados de privacidad y contratos internacionales

La mejor opción para obtener políticas completas para su sitio web es trabajar con un abogado especializado en privacidad para su Política de Privacidad, y un abogado especializado en contratos internacionales para sus Términos de Servicio.  

Para abogados especializados en privacidad, intente visitar el sitio web de IAPP.org y póngase en contacto con algunos de sus miembros abogados para encontrar uno que sea adecuado para usted. Asegúrese de que discutan los precios no solo para la redacción de su Política de Privacidad, sino también pídales que expliquen sus procesos y las tarifas asociadas para monitorear las leyes de privacidad y mantener actualizada la Política de Privacidad de su sitio web.

Para abogados especializados en contratos internacionales, asegúrese de preguntar cómo gestionan los derechos de privacidad del consumidor no solo en su estado o país, sino también a nivel internacional.  Los consumidores tienen diferentes niveles de protección, por lo que querrá asegurarse de que está cumpliendo con esas leyes respectivas al vender sus bienes o servicios digitales en línea.

Dicho todo esto, hay muchas pequeñas empresas que no tienen los fondos para pagar abogados especializados en privacidad y abogados especializados en contratos internacionales para mantener actualizadas las políticas de su sitio web.  Como alternativa, muchas pequeñas empresas recurren a herramientas en línea que pueden ayudar en el proceso de generación de políticas para sitios web. Hablamos de esto en la siguiente sección.

Opción n.º 2: Generadores de políticas de sitios web

Si contratar a un abogado para redactar sus políticas y mantenerlas actualizadas está fuera de su presupuesto, puede considerar seleccionar una herramienta de generación de políticas para sitios web de confianza que le ayude en esto. 

Los mejores generadores de políticas para sitios web son aquellos que primero le ayudan a identificar qué leyes de privacidad y derechos del consumidor pueden aplicarse a su negocio. Solo entonces la herramienta debería ayudarle a generar sus políticas a través de un cuestionario específico para esas leyes aplicables. Al buscar un generador de políticas de privacidad, también debe considerar quién cofundó las empresas. ¿Hay algún abogado especializado en privacidad y contratos internacionales que haya ayudado a crear el generador y a mantenerlo actualizado con el tiempo? Además, asegúrese de seleccionar un generador que discuta cómo monitorean las leyes de privacidad existentes y propuestas y si ofrecen una función de actualizaciones automáticas. Preguntas como estas le ayudarán a determinar un generador de políticas para sitios web de confianza para su negocio.

La desventaja de usar un generador de políticas de sitios web es que es simplemente una herramienta, no un proveedor de servicios legales. Muchos propietarios de pequeñas empresas todavía optan por la ruta del generador y simplemente se aseguran de que el generador en sí esté diseñado pensando en la exhaustividad y sea operado por personas con experiencia legal.

La ventaja de un generador de políticas de sitios web es el ahorro de costos, que es una fracción del costo de contratar a un abogado de privacidad y contratos para mantener sus políticas constantemente actualizadas. Termageddon, por ejemplo, es un generador de políticas de sitios web que cuesta $99/año sin tarifas ocultas y fue cofundado por un abogado de privacidad y contratos que incluso ha ayudado a los legisladores a redactar leyes de privacidad en nombre de la American Bar Association.

Conclusión

Al vender bienes o servicios digitales, necesita proporcionar políticas de sitio web para cumplir con las leyes de privacidad internacionales respectivas, establecer las reglas para el uso de su sitio web y limitar su responsabilidad como propietario de un negocio. También debe asegurarse de tener una estrategia para mantener sus políticas actualizadas cuando las leyes cambien (o se introduzcan nuevas) y cuando sus prácticas comerciales cambien.

Las políticas de sitio web pueden no ser la parte más emocionante al lanzar y administrar una tienda de comercio electrónico, pero demuestran a sus prospectos y clientes que se preocupa por sus datos y desea asegurarse de que tengan un proceso de compra lo más fluido posible. ¡Póngase en contacto con un abogado o utilice un generador de políticas de privacidad como Termageddon para crear políticas completas para su sitio web; sus clientes potenciales lo apreciarán!