Ahora que ya se ha instalado de nuevo en la oficina después de las celebraciones de Año Nuevo, es hora de empezar a considerar la declaración de impuestos que deberá realizar en las próximas semanas.
Si tiene un mercado de varios proveedores con proveedores en los Estados Unidos, es posible que tenga requisitos adicionales de declaración de impuestos además de sus impuestos habituales sobre la renta, nómina y ventas.
La venta de productos digitales en nombre de un proveedor, a efectos fiscales federales, se considera generalmente como pagos de regalías. Esos productos digitales pueden ser cualquier cosa, desde fotografías, videos, música, documentos PDF o libros electrónicos, plugins o temas de WordPress, fuentes, aplicaciones móviles, software de escritorio y más.
Los pagos de regalías superiores a $10 pagados a un proveedor durante el año deben declararse en el formulario 1099-MISC del IRS.
Nota: Una idea errónea común es que solo los pagos que suman $600 o más a un individuo se declaran en el 1099-MISC. Si bien esto es cierto para muchos tipos de pagos, el umbral para los pagos de regalías es de solo $10.
¿Qué significa esto para los dueños de tiendas?
Si posee un mercado de varios proveedores donde vende productos digitales en nombre de sus proveedores con sede en EE. UU., es posible que deba declarar los pagos a sus proveedores en el formulario 1099-MISC del IRS.
Para completar un 1099-MISC, necesitará cierta información por adelantado:
- Formulario W-9 del IRS. El W-9 es un formulario que sus proveedores utilizan para proporcionarle la información necesaria para completar sus formularios 1099-MISC. La información proporcionada en este formulario incluye su nombre, el tipo de entidad que son (es decir, individuo, LLC, corporación, etc.), dirección postal y número de identificación fiscal. Consejo profesional: ¡Es una buena práctica solicitar esta información al incorporar nuevos proveedores para que no tenga que buscarla a la hora de declarar impuestos!
- Verificar la información del W-9. Antes de presentar un 1099-MISC, asegúrese de verificar que la información que se le proporcionó sea precisa, ya que existen sanciones por presentarla con un nombre o número de identificación fiscal incorrecto. Su contador debería poder ayudarlo con esto. También puede verificarlo directamente a través del IRS o a través de varios servicios de terceros.
- La información fiscal de su negocio. Esto debería ser bastante sencillo. Necesitará el nombre de su negocio, dirección, número de teléfono y número de identificación fiscal federal.
- Montos totales pagados. Debe sumar todos los pagos a sus proveedores con sede en EE. UU. durante el año. Este puede ser un proceso tedioso para muchos dueños de tiendas, especialmente si tiene muchos proveedores. Afortunadamente, existe un plugin llamado WP1099 que se conectará a su tienda y le proporcionará una exportación de toda la información de pago que necesitará para el año.
Fechas límite de presentación
Si solo está informando pagos de regalías a un proveedor, la fecha límite es el 28 de febrero de 2018 si presenta el documento en papel. O el 2 de abril de 2018 si lo presenta electrónicamente. Ciertos otros tipos de pagos pueden requerir que el 1099-MISC se presente antes del 31 de enero de 2018.
Además, sus proveedores deben recibir sus copias del 1099-MISC antes del 31 de enero de 2018. Esto es para darles tiempo suficiente para presentar sus propias declaraciones de impuestos sobre la renta, que vencen en abril.
No presentar a tiempo puede resultar en multas financieras bastante significativas del IRS.
Presentación en papel versus presentación electrónica
Presentación en papel
Debe presentar menos de 250 formularios para ser elegible para la presentación en papel, por lo que para volúmenes más altos, la presentación en papel no es una opción. Para presentar en papel, debe solicitar copias especiales del formulario 1099-MISC al IRS. Cuando presenta en papel, el IRS requiere una versión especial en papel que solo puede obtener a través de ellos. Esto es para que su sistema de escaneo pueda leer el formulario correctamente. También utiliza papel de copia de carbón delgado, por lo que su impresora láser o de inyección de tinta típica romperá el papel al imprimir. Presentar una versión en papel requiere una máquina de escribir anticuada o una impresora especial.
El IRS también requiere un formulario de resumen del IRS 1096 adicional para cualquier persona que presente en papel.
Presentación electrónica
La presentación electrónica (e-filing) tiene muchos beneficios sobre la presentación en papel.
Para empezar, el formulario de resumen del IRS 1096 no es necesario para la presentación electrónica, ya que el resumen se realiza por usted cuando carga su archivo electrónico. ¡Un formulario menos de qué preocuparse!
Puede cargar un archivo masivo que contiene toda la información del 1099-MISC en lugar de preparar cada formulario individualmente, lo que le ahorrará tiempo de procesamiento. También recibe una confirmación cuando el formulario fue recibido y procesado.
Además, la mayoría de los estados participan en lo que se llama el Programa de Presentación Federal/Estatal Combinada. Esto significa que cuando carga su archivo electrónico 1099-MISC al IRS, se presentará automáticamente ante la agencia tributaria de su estado. Verifique para asegurarse de que su estado participe en este programa. Si no es así, es posible que aún deba presentar el documento por separado.
Envío de 1099-MISC a proveedores
Puede optar por enviar una versión PDF electrónica del 1099-MISC a sus proveedores, o enviarles una copia en papel por correo. Muchas empresas prefieren enviar una copia en papel a los proveedores para evitar que la versión electrónica sea atrapada en un filtro de spam.
Si elige enviar una versión electrónica, sus proveedores deben poder dar su consentimiento para recibir la versión electrónica. Si eligen no recibir la versión electrónica, aún deben poder recibir una copia en papel.
Consideraciones adicionales
Como con cualquier consejo fiscal que lea en línea, no podría cubrir todas las situaciones fiscales. En consecuencia, querrá consultar con un contador local para ver si hay algo más que deba considerar.
Las fechas límite de presentación y los formularios requeridos pueden variar de un estado a otro. Su contador podrá ayudarle a determinar qué y cuándo necesita presentar.
Su contador también podrá ayudarle a presentar los formularios 1099-MISC y verificar que toda la información que le proporcionaron sus proveedores sea correcta.
¿Próximos pasos?
La temporada de impuestos ha llegado. Aquí hay una lista de cosas que hacer para asegurarse de que está preparado.
- Asegúrese de obtener un formulario W-9 completo de todos los proveedores con sede en EE. UU. Si usted es una empresa estadounidense con proveedores extranjeros, ellos deberán completar un W-8BEN en su lugar. El IRS puede auditar esta información, así que asegúrese de guardarla.
- Identifique qué proveedores han recibido pagos de $10 o más durante el año. WP1099 es un plugin de WordPress que puede hacer este cálculo por usted en solo unos clics exportando todos los proveedores y el monto total pagado durante el año en un formato compatible con e-file.
- Presente su 1099-MISC ante el IRS, su agencia tributaria estatal (si es requerido) y sus proveedores. Por una pequeña tarifa, un contador local puede presentar los formularios 1099-MISC por usted. Un buen contador revisará todo por usted, lo que le dará tranquilidad. También puede usar una serie de proveedores de e-file de terceros, o presentar directamente ante el IRS.
La temporada de impuestos no tiene por qué ser estresante. Si se siente poco preparado, use estos consejos para volver a encarrilarse. ¡Se lo agradecerá el próximo año a estas alturas!
