Ahora que ya te has instalado de nuevo en la oficina después de las celebraciones de Año Nuevo, es hora de empezar a considerar la declaración de impuestos que deberás realizar en las próximas semanas.
Si gestionas un mercado de varios vendedores con vendedores en los Estados Unidos, es posible que tengas requisitos adicionales de declaración de impuestos además de tus impuestos habituales sobre la renta, nóminas y ventas.
La venta de productos digitales en nombre de un vendedor, a efectos fiscales federales, se considera generalmente pagos de derechos de autor. Estos productos digitales pueden ser cualquier cosa, desde fotografías, vídeos, música, documentos PDF o libros electrónicos, plugins o temas de WordPress, fuentes, aplicaciones móviles, software de escritorio y más.
Los pagos de derechos de autor superiores a 10 $ pagados a un vendedor durante el año deben declararse en el formulario 1099-MISC del IRS.
Nota: Una idea errónea común es que solo los pagos que suman 600 $ o más a un individuo se declaran en el 1099-MISC. Si bien esto es cierto para muchos tipos de pagos, el umbral para los pagos de derechos de autor es de solo 10 $.
¿Qué significa esto para los propietarios de tiendas?
Si eres propietario de un mercado de varios vendedores donde vendes productos digitales en nombre de tus vendedores con sede en EE. UU., es posible que debas declarar los pagos a tus vendedores en el formulario 1099-MISC del IRS.
Para completar un 1099-MISC, necesitarás cierta información por adelantado:
- Formulario W-9 del IRS. El W-9 es un formulario que tus vendedores utilizan para proporcionarte la información necesaria para completar sus formularios 1099-MISC. La información proporcionada en este formulario incluye su nombre, el tipo de entidad que son (es decir, individuo, LLC, corporación, etc.), dirección postal y número de identificación fiscal. Consejo profesional: Es una buena práctica solicitar esta información al incorporar nuevos vendedores para que no tengas que buscarla a la hora de declarar impuestos.
- Verificar la información del W-9. Antes de presentar un 1099-MISC, asegúrate de verificar que la información que te han proporcionado sea precisa, ya que existen sanciones por presentarla con un nombre o número de identificación fiscal incorrecto. Tu contable debería poder ayudarte con esto. También puedes verificarlo directamente a través del IRS o a través de varios servicios de terceros.
- La información fiscal de tu negocio. Esto debería ser bastante sencillo. Necesitarás el nombre de tu negocio, dirección, número de teléfono y número de identificación fiscal federal.
- Cantidades totales pagadas. Debes sumar todos los pagos a tus vendedores con sede en EE. UU. durante el año. Este puede ser un proceso tedioso para muchos propietarios de tiendas, especialmente si tienes muchos vendedores. Afortunadamente, existe un plugin llamado WP1099 que se conectará a tu tienda y te proporcionará una exportación de toda la información de pago que necesitarás para el año.
Fechas límite de presentación
Si solo está informando pagos de regalías a un proveedor, la fecha límite es el 28 de febrero de 2018 si se presenta en papel. O el 2 de abril de 2018 si se presenta electrónicamente. Ciertos otros tipos de pagos pueden requerir que se presente el 1099-MISC antes del 31 de enero de 2018.
Además, sus proveedores deben recibir sus copias del 1099-MISC antes del 31 de enero de 2018. Esto es para darles tiempo suficiente para presentar sus propias declaraciones de impuestos sobre la renta, que vencen en abril.
No presentar a tiempo puede resultar en sanciones financieras bastante significativas por parte del IRS.
Presentación en papel frente a presentación electrónica
Presentación en papel
Debe presentar menos de 250 formularios para ser elegible para la presentación en papel, por lo que para volúmenes más altos, la presentación en papel no es una opción. Para presentar en papel, debe solicitar copias especiales del formulario 1099-MISC al IRS. Cuando presenta en papel, el IRS requiere una versión especial en papel que solo puede obtener a través de ellos. Esto es para que su sistema de escaneo pueda leer el formulario correctamente. También utiliza papel de copia de carbono delgado, por lo que su impresora láser o de inyección de tinta típica romperá el papel al imprimir. La presentación de una versión en papel requiere una máquina de escribir anticuada o una impresora especial.
El IRS también requiere un formulario de resumen 1096 del IRS adicional para cualquier persona que presente en papel.
Presentación electrónica
La presentación electrónica (e-filing) tiene muchos beneficios sobre la presentación en papel.
Para empezar, el formulario de resumen 1096 del IRS no es necesario para la presentación electrónica, ya que el resumen se realiza por usted cuando carga su archivo electrónico. ¡Un formulario menos de qué preocuparse!
Puede cargar un archivo masivo que contenga toda la información del 1099-MISC en lugar de preparar cada formulario individualmente, lo que ahorrará tiempo de procesamiento. También recibe una confirmación cuando el formulario fue recibido y procesado.
Además, la mayoría de los estados participan en lo que se llama el Programa de Presentación Federal/Estatal Combinada. Esto significa que cuando carga su archivo electrónico 1099-MISC al IRS, se presentará automáticamente ante la agencia tributaria de su estado. Verifique para asegurarse de que su estado participe en este programa. Si no es así, es posible que aún deba presentar una declaración por separado.
Envío de 1099-MISC a proveedores
Puede optar por enviar una versión electrónica en PDF del 1099-MISC a sus proveedores, o enviarles una copia en papel por correo. Muchas empresas prefieren enviar una copia en papel a los proveedores para evitar que la versión electrónica sea capturada en un filtro de spam.
Si elige enviar una versión electrónica, sus proveedores deben poder dar su consentimiento para recibir la versión electrónica. Si eligen no recibir la versión electrónica, aún deben poder recibir una copia en papel.
Consideraciones adicionales
Como con cualquier consejo fiscal que lea en línea, no podría cubrir todas las situaciones fiscales. En consecuencia, querrá consultar con un contador local para ver si hay algo más que deba considerar.
Los plazos de presentación y los formularios requeridos pueden variar de un estado a otro. Su contable podrá ayudarle a determinar qué y cuándo necesita presentar.
Su contable también podrá ayudarle a presentar los formularios 1099-MISC y verificar que toda la información que le han proporcionado sus proveedores sea correcta.
¿Próximos pasos?
La temporada de impuestos ha llegado. Aquí tiene una lista de cosas que hacer para asegurarse de que está preparado.
- Asegúrese de obtener un formulario W-9 completo de todos los proveedores con sede en EE. UU. Si usted es una empresa estadounidense con proveedores extranjeros, estos deberán completar un W-8BEN en su lugar. El IRS puede auditar esta información, así que asegúrese de guardarla.
- Identifique qué proveedores han recibido pagos de 10 $ o más durante el año. WP1099 es un plugin de WordPress que puede hacer este cálculo por usted en solo unos clics exportando todos los proveedores y el importe total pagado durante el año en un formato compatible con el archivo electrónico.
- Presente su 1099-MISC ante el IRS, su agencia tributaria estatal (si es necesario) y sus proveedores. Por una pequeña tarifa, un contable local puede presentar los formularios 1099-MISC por usted. Un buen contable revisará todo por usted, lo que le dará tranquilidad. También puede utilizar varios proveedores de presentación electrónica de terceros, o presentar directamente ante el IRS.
La temporada de impuestos no tiene por qué ser estresante. Si se siente poco preparado, utilice estos consejos para volver a encarrilarse. ¡Se lo agradecerá el año que viene a estas alturas!
